- Về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện được quy định:
Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức chứng thực số chuyên dùng Chính phủ cấp.
Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Việc gửi, nhận văn bản yêu cầu chứng thực được quy định như sau:
Gửi nhận văn bản yêu cầu chứng thực giữa cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin được thực hiện bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử có ký số theo quy định của pháp luật.
Gửi, nhận văn bản điện tử yêu cầu chứng thực giữa cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin được thực hiện trên Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia.
Văn bản điện tử yêu cầu chứng thực đã ký số theo quy định của pháp luật gửi, nhận qua Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
- Gửi, nhận thiết bị lưu khóa bí mật giữa thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin được thực hiện bằng phương thức trực tiếp, thông qua tổ chức cơ yếu hoặc thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó Quy chế cũng quy định việc quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số, cụ thể:
- Về cấp mới chứng thư số:
+ Điều kiện cấp mới chứng thư số cho cá nhân: Phải là cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan Đảng, Nhà nước có nhu cầu giao dịch điện tử; có văn bản đề nghị và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận.
Cấp mới chứng thư số cho các nhân quy định cụ thể: Cá nhân có văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 tại phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP gửi cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp; cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 02 tại phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
+ Điều kiện cấp mới chứng thư số cho cơ quan, tổ chức: Phải là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân; Có quyết đinh thành lập cơ quan, tổ chức hoặc xác nhận của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp; Có văn bản đề nghị của người được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận.
Cấp mới chứng thư số cho cơ quan, tổ chức quy định gồm: Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo Mẫu 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP gửi cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp; Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
+ Cấp mới chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm: Điều kiện cấp mới chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm: Thiết bị, dịch vụ và phần mềm thuộc sở hữu, quản lý của cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân; Người quản lý chứng thư số của thiết bị, dịch vụ và phần mềm phải là người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu; Có văn bản đề nghị của người được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số của thiết bị, dịch vụ, phần mềm và được đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận.
Cấp mới chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm: Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quan lý chứng thư số của thiết bị, dịch vụ, phần mềm có văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo Mẫu 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP gửi cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp; Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 06 tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 185/2019/TT-BQP đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
+ Sau khi bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số theo Mẫu 13 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
- Về quy định gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số:
+ Điều kiện gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số thực hiện như sau:
Chứng thực số chỉ được đề nghị gia hạn 01 lần và phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng ít nhất 60 ngày.
Cơ quan, tổ chức, cá nhận có văn bản đề nghị, được cơ quan quản lý trực tiếp phê duyệt và đề nghị gia hạn chứng thư số.
+ Điều kiện thay đổi nội dung thông tin chứng thư số:
Chứng thư số yêu cầu thay đổi nội dung thông tin phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng ít nhất 60 ngày và thời hạn của chứng thư số sau khi được thay đổi nội dung thông tin sẽ giữ nguyên thời hạn sủ dụng của chứng thư trước khi thay đổi nội dung thông tin.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải có văn bản đề nghị được cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp xác nhận đề nghị thay đổi nội dung thông tin chứng thư số.
Gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số thực hiện theo quy như sau:
Thuê bao có văn bản đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số theo mẫu 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP gửi cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp.
Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số theo Mẫu 08 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
Ngoài ra Quy chế cũng đã quy định chi tiết về: Giá trị pháp lý của chữ ký số được; Thu hồi chứng thư số, thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật; Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật…
Về Quản lý và sử dụng chứng thư số quy định như sau:
Văn thư của cơ quan là người được lãnh đạo cơ quan giao quản lý và sử dụng chứng thư số của cơ quan; có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này đối với chữ ký số, chứng thư số cơ quan được giao quản lý sử dụng.
Chứng thư số của người có thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịc theo đúng chức danh của người đó.
Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật được thực hiện bởi người có thẩm quyền và người ký thay, ký thừa lệnh phải sử dụng chứng thư số cá nhân của mình để ký.
Để thực hiện Quy chế quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, Ủy ban nhân dân tỉnh cũng giao trách nhiệm cho từng cơ quan, tổ chức và cá nhân:
Sở Thông tin và Truyền thông:
Thực hiện quản lý, triển khai, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (UBND tỉnh ủy quyền).
Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra các thuê bao trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý.
Chủ trì phối hợp với Cục chứng thư số và Bảo mật thông tin tổ chức tập huấn, huấn luyện triển khai, sử dụng chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban Cơ yếu Chính phủ về việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các cơ quan nhà nước của tỉnh.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương:
Căn cứ yêu cầu đảm bảo an toàn, xác thực thông tin trong giao dịch điện tử phục vụ nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức mình xem xét, xác nhận văn bản và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đề nghị cấp, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi chứng thư số, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý.
Phân công và cử cán bộ tiếp nhận chứng thư số, tiếp nhận chuyển giao việc cài đặt phần mềm ký số và đào tạo hướng dẫn sử dụng ký số tại đơn vị.
Thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền bàn giao cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
Cập nhật, quản lý, lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi chứng thư số, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật của thuê bao thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.
Đối với chứng thư số cơ quan, có quyết định giao thiết bị lưu khóa bí mật cho cán bộ văn thư của cơ quan để sử dụng chữ ký số; đảm bảo an toàn việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật tại cơ quan.
Báo cáo tình hình cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ theo yêu cầu; Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan trong công tác thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số của cơ quan, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý.
Trách nhiệm của Thuê bao:
Cung cấp thông tin liên quan đến việc cấp, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin của chứng thư số chính xác và đầy đủ; Tiếp nhận chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật từ cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định.
Thông báo kịp thời cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thu hồi chứng thư số theo quy định; Bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật thu hồi cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp; Đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật trong trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị khóa.
Sử dụng chứng thư số đúng mục đích và tuân thủ các quy trình, quy định về quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Nguyễn Hạnh