Ngày 02/10/2014, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đồng Nai đã công bố Báo cáo tình hình thực hiện lộ trình trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh 6 tháng đầu năm 2014.  Theo đó, trong 6 tháng đầu năm, hầu hết các tiêu chí mà tỉnh đã đăng ký với Bộ Thông tin và Truyền thông đều đạt kết quả tốt. Cụ thể, tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đạt 46% so với chỉ tiêu đã đăng ký là 40%; Các loại hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy và hệ thống văn bản, điều hành của các cơ quan cấp dưới có thể liên thông gửi nhận văn bản điện tử với nhau đều đạt tỉ lệ 100%; tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy đạt kết quả 50%...

Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, tình hình thực hiện lộ trình trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai còn tồn tại nhiều hạn chế. Vẫn còn một số chỉ tiêu chưa đạt kết quả tốt cần phải tiếp tục đẩy mạnh triển khai trong 6 tháng cuối năm 2014. Cụ thể, tỉ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử; tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy; tỉ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin trong hoạt động nội bộ cơ quan; tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử; tỉ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử; tỉ lệ tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng, không gửi thêm văn bản giấy; tỉ lệ đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo điều hành trên Cổng/Trang thông tin điện tử, tỉ lệ cách thức trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức doanh nghiệp, cá nhân.

Một trong những khó khăn lớn dẫn đến những hạn chế nêu trên là các phần mềm quản lý và điều hành công việc chưa có chức năng thống kế số liệu theo tiêu chí mẫu báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản, đặc biệt là thống kê số liệu các hồ sơ, văn bản nội bộ tại cơ quan gây khó khăn cho các cơ quan, đơn vị trong việc tổng hợp số liệu báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản điện tử và hạn chế về tính chính xác của số liệu thống kê. Hiện tại vẫn có tình trạng văn bản điện tử đến chậm hơn văn bản giấy do việc tổ chức thực hiện khâu số hóa văn bản ở các đơn vị chậm. Việc gửi song song văn bản điện tử và văn bản giấy đã tạo ra sự trùng thừa, mặc dù một số đơn vị đã có văn bản triển khai việc áp dụng gửi thư điện tử hoàn toàn dưới dạng điện tử như giấy mời, thông báo, công văn triển khai, góp ý nhưng các cơ quan vẫn không thực hiện việc nhận văn bản, xử lý mà chờ văn bản giấy mới thực hiện, xử lý.

Mặt khác, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chưa đưa vào khai thác, sử dụng trên các trình duyệt khác ngoài trình duyệt Internet Explorer nên chưa tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức khai thác, sử dụng; trang thiết bị của một số đơn vị còn hạn chế, các đơn vị còn chưa quan tâm nhiều đến việc đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo điều hành trên Trang/Cổng thông tin điện tử nhằm hỗ trợ người dân, doanh nghiệp kịp thời nắm bắt thông tin về các chủ trương, chính sách của nhà nước. Một khó khăn lớn nữa là trong nội bộ tỉnh, vẫn còn nhiều đơn vị chưa quan tâm gửi báo cáo kết quả việc thực hiện lộ trình gửi nhận văn bản, số liệu báo cáo chưa đầy đủ và chính xác gây khó khăn cho việc tổng hợp và đưa ra được đánh giá chính xác nhất.

Nhằm khắc phục những khó khăn, hạn chế còn tồn tại và phấn đấu đạt được chỉ tiêu lộ trình trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử năm 2014 đã đề ra, Sở TT&TT cũng đề nghị UBND tỉnh sớm có văn bản xử lý đối với các đơn vị không thực hiện việc gửi báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản điện tử và có quy định cụ thể một số loại văn bản bắt buộc các cơ quan hành chính nhà nước gửi hoàn toàn dưới dạng điện tử không gửi văn bản giấy. Đồng thời xem xét ban hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh và tiếp tục đảm bảo hoạt động ổn định các hệ thống dùng chung của tỉnh, đường truyền số liệu chuyên dùng…

Trần Thị Hưng Bình, Cục Tin học hóa