Việc quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên tuân thủ các quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giao dịch điện tử, an toàn, an ninh thông tin, bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định khác có liên quan, bảo đảm việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, dịch vụ công trực tuyến được thông suốt, tiết kiệm, an toàn, hiệu quả.

 Việc tổ chức thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên theo hướng lấy người dùng làm trung tâm. Các thông tin được cung cấp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh đảm bảo chính xác, rõ ràng, được cập nhật liên tục, kịp thời theo các quy định hiện hành. Các thông tin được trình bày khoa học, dễ tiếp cận cho người sử dụng và có thể truy cập, khai thác trong mọi thời điểm.

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên được kết nối thôgn suốt, liên tục với Cổng Dịch vụ công quốc gia, bảo đảm việc vận hành 24 giờ tất cả các ngày trong tuần.

Việc tham gia quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính bảo đảm đúng thẩm quyền, trách nhiệm theo các quy định hiện hành.

Việc khai thác, sử dụng lại thông tin của tổ chức, cá nhân trong thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin, dữ liệu cá nhân.

Đồng thời quy chế cũng quy định một số nội dung về khai thác sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên, cụ thể như sau:

Quy định về cấp tài khoản khai thác, tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh:

- Mỗi cơ quan giải quyết thủ tục hành chính được cung cấp tài khoản quản trị để thực hiện việc cấp mới tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan tham gia quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến và thu hồi khi có sự thay đổi.

- Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng phải thường xuyên đăng nhập tài khoản vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh để thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được cấp tài khoản truy cập để thực hiện nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và cập nhật thông tin đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh.

- Sở Thông tin và Truyền thông từng bước chuyển giao, cấp tài khoản quản trị mạng cho các cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc: cập nhật thông tin của từng cán bộ, công chức, viên chức, phân quyền các lĩnh vực, thủ tục cho từng cán bộ chuyên môn và thực hiện một số chức năng khác trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh theo yêu cầu của công việc.

Về đăng ký tài khoản thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử:

- Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên cho phép tổ chức, các nhân đăng ký tài khoản sử dụng, cung cấp chức năng đăng nhập và các cơ chế xác thực người dùng để nộp hồ sơ thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tra cứu thông tin giải quyết hồ sơ và đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính. Để được cấp tài khoản tổ chức, cá nhân có thể thực hiện một trong những cách đăng ký sau:

+ Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký thông quan Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, sau khi đã điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống, tổ chức, cá nhân chờ hệ thống xác nhận và gửi thông tin truy cập về địa chỉ thư điện tử mà tổ chức, cá nhân đã khai báo khi đăng ký tài khoản.

+ Tổ chức mang một trong các giấy tờ pháp lý của tổ chức (Quyết định thành lâp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiêp…) cá nhân mang chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân đến Bộ phận Một cửa của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính để cấp tài khoản.

- Tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản và xác thực thành công trên Cổng Dịch vụ công quốc gia được đăng nhập trực tiếp vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

Quy định về chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính:

- Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ điện tử, kê khai mẫu đơn, tờ khai điện tử theo yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến như sau:

+ Khai mẫu đơn, tờ khai trên các biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn.

+ Đăng tải các giấy tờ, tài liệu điển tử hợp lệ.

+ Ký chữ ký số vào mẫu đơn, tờ khai, giấy tờ, tài liệu điện tử nếu có yêu cầu. Việc yêu cầu ký số được công khai trước khi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử. Thành phần hồ sơ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ.

- Sau khi hoàn thành chuẩn bị hồ sơ, mẫu đơn, tờ khai điện tử, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Các thông tin, dữ liệu sau khi được ghi nhận nếu được tổ chức, cá nhân đồng ý sẽ được hệ thống thông tin lưu giữ và điền tự động trong các biểu mẫu điện tử, hồ sơ điện tử khi thực hiện các thủ tục hành chính lần sau theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

Tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính:

Việc tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo quy định từ Điều 10 đến Điều 13 Quyết định số 18/2019/QĐ-UBND ngày 16 tháng 5 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả trên địa bàn tỉnh Điện Biên và các quy định của pháp luật.

Cách thức xác định thời gian giải quyết hồ sơ với thời hạn pháp luật quy định trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh:

- Thời điểm tiếp nhận hồ sơ được xác định là thời điểm cơ quan giải quyết thủ tục hành chính thực hiện tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân hoặc được cán bộ tại Bộ phận Một cửa lập phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Trường hợp thời điểm nhập hồ sơ sau 15 giờ thì thời điểm tiếp nhận hồ sơ được tính là thời điểm bắt đầu từ ngày, giờ hành chính của ngày làm việc kế tiếp.

- Thời gian hẹn trả kết quả ghi trong phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được cập nhật mặc định trên Hệ thông thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh theo thời hạn pháp luật quy định đối với từng thủ tục hành chính.

- Tổng thời gian giải quyết hồ sơ được tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ cho đến thời điểm Bộ phận Một cửa thực hiện bước xác nhận đã có kết quả giải quyết trên Hệ thông thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Trong đó:

+ Hồ sơ giải quyết trước thời hạn là hồ sơ được Bộ phận Một cửa xác nhận đã có kết quả chậm nhất vào cuối ngày làm việc trước ngày hẹn trả kết quả.

+ Hồ sơ giải quyết đúng hạn là hồ sơ được Bộ phận Một cửa xác nhận đã có kết quả trong ngày hẹn trả kết quả tính đến thời điểm hẹn trả kết quả.

+ Hồ sơ giải quyết quá hạn là hồ sơ sau thời điểm hẹn trả kết quả nhưng tại Bộ phận Một cửa chưa xác nhận có kết quả.

- Trường hợp trả lại hồ sơ do không đủ điều kiện giải quyết thì thời điểm Bộ phận Một cửa xác nhận đã có Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, đính kèm trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh được tính là thời điểm trả kết quả, thời hạn trả lại hồ sơ phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, thực hiện nghĩ vụ tài chính thì Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh Xác định thời gian giải quyết hồ sơ như sau:

+ Chức năng yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh chỉ có thể thực hiện trong thời hạn giải quyết hồ sơ.

+ Tại thời điểm Bộ phận Một cửa xác nhận đã có Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thì hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh tạm dừng tính thời gian xử lý hồ sơ. Thời gian xử lý hồ sơ được tính lại từ đầu kể từ khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả bổ sung, ghi rõ số lần bổ sung và có cùng mã số hồ sơ với phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trước đó.

- Thời gian giải quyết hồ sơ của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính được Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh cảnh báo trên giao diện xử lý hồ sơ bằng các màu chữ khác nhau, kết hợp thông tin ghi chú trong các trường hợp sau;

+ Khi thời gian giải quyết hồ sơ của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính vượt quá thời hạn giải quyết của cơ quan đó trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính.

+ Khi thời gian giải quyết hồ sơ của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính còn thời hạn dưới 01 ngày làm việc.

+ Đối với hồ sơ thủ tục hành chính liên thông có nhiều cơ quan giải quyết, hồ sơ được cảnh báo khi thời điểm tiếp nhận hồ sơ luân chuyển đã vượt quá tổng thời hạn giải quyết của các cơ quan tham gia giaỉ quyết hồ sơ tính đến thời điểm luân chuyển.

Gửi thông tin về kết quả giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến cho tổ chức, cá nhân

- Thông tin về việc giải quyết hồ sơ được thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ ban đầu như sau:

+ Thông qua chức năng gửi thư điện tử mà người nộp hồ sơ đăng ký kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

+ Thông qua tài khoản của tổ chức, cá nhân đã đăng ký để nộp hồ sơ trực tuyến.

- Cách thức gửi trả kết hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân; phù hợp với mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến và quy định của pháp luật đới với từng thủ tục hành chính, bao gồm các cách thức sau: Gửi trực tuyến bằng kết quả có xác thực điện tử, gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Chức năng nộp hồ sơ trực tuyến và chức năng lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh được xây dựng để người nộp hồ sơ thực hiện quyền lựa chọn cách thức nhận kết quả nêu trên. Trường hợp người nộp hồ sơ lưa chọn cách thức nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích thì phải cung cấp thông tin về địa chỉ đăng ký nhận kết quả đề cập lên phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; đồng thời trả phí dịch vụ bưu chính công ích theo quy định…

Bên cạnh đó Quy chế cũng quy định về việc quản lý, vận hành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên cũng như trách nhiệm của tổ chức, cá nhân, cán bộ công chức, viên chức cũng như các cơ quan, đơn vị trong việc cung cấp, sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Điện Biên.

Xuân Cường