Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng hộp thư điện tử công vụ được Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng quy định tại Quyết định số 3712/QĐ-UBND ngày 07/07/2017 ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng. Ngày nay, thư điện tử đã trở thành một công cụ hữu hiệu trong việc trao đổi thông tin, góp phần quan trọng vào nâng cao hiệu quả công việc, năng suất lao động, giảm thời gian thực hiện và chi phí hoạt động.

Theo đó, hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng có tên miền theo dạng @danang.gov.vn. Địa chỉ thư điện tử thành phố còn được dùng làm tài khoản người dùng để xác thực đăng nhập một lần (Single Sign On) vào Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng (tại tên miền egov.danang.gov.vn).Hộp thư điện tử của cơ quan, phòng ban thuộc cơ quan là hộp thư được cấp cho mỗi cơ quan, phòng ban để sử dụng trao đổi thông tin, văn bản công vụ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Hộp thư điện tử của cá nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo đăng ký của cơ quan.

- Hộp thư cơ quan có định dạng: @danang.gov.vn;

- Hộp thư phòng ban có định dạng: @danang.gov.vn;

- Hộp thư cá nhân có định dạng @dannang.gov.vn.

Tất cả các thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng phải bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước được Chính phủ hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành. Các thông tin dữ liệu dạng chữ gửi qua Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng sử dụng thống nhất (Font) Unicode và Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố cũng quy định rõ các loại văn bản được trao đổi qua thư điện tử trong trường hợp các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố chưa sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản điều hành dùng chung của Hệ thống thông tin Chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng để gửi liên thông văn bản điện tử là: Lịch làm việc của cơ quan; Giấy mời họp, mời tham dự đào tạo, tập huấn và tài liệu kèm theo; Những văn bản gửi đến cơ quan để biết, để báo cáo; Các văn bản đề nghị góp ý và dự thảo cần góp ý kèm theo; Báo cáo định kỳ các cấp; Thông báo; Kế hoạch; Những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

Những văn bản được chuyển qua Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý, do đó, khi đã gửi văn bản điện tử trên Hệ thống thư điện tử thành phố, các cơ quan nhà nước không cần phải gửi thêm văn bản giấy. Trước khi thực hiện trao đổi văn bản điện tử các cơ quan đã được cấp chữ ký số chuyên dùng của Ban Cơ yếu Chính phủ phải sử dụng chữ ký số này để ký vào văn bản điện tử.

Để việc sử dụng thư điện tử công vụ được an toàn trong công việc, Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng khuyến cáo các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động không được truy cập Hệ thống thư điện tử bằng máy tính không đảm bảo an toàn tại các điểm dịch vụ internet công cộng, máy tính không rõ nguồn gốc. Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đăng ký dịch vụ thương mại, điện tử, các diễn đàn, mạng xã hội, trò chơi điện tử,…và không thiết lập chế độ chuyển thư tự động từ hộp thư điện tử công vụ được cấp đến các hộp thư công cộng, các hộp thư khác không do thành phố cấp. Ngoài ra, Quy chế hướng dẫn chi tiết về quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử và cách sử dụng thư điện tử an toàn.

Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao cho Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp quản lý Hệ thống thư điện tử thành phố. Trung tâm Phát triển hạ tầng công nghệ thông tin thành phố Đà Nẵng là đơn vị thuộc Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp vận hành Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng.