Điện toán đám mây bao gồm một loạt các dịch vụ có thể được lưu trữ trong một số cách khác nhau tùy thuộc vào bản chất của các dịch vụ liên quan và nhu cầu dữ liệu / an ninh của tổ chức ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, ý tưởng cơ bản đằng sau mô hình điện toán đám mây là bất cứ điều gì mà có thể được thực hiện trong máy tính - cho dù trên một máy tính cá nhân hoặc trong một trung tâm dữ liệu của công ty - từ lưu trữ dữ liệu để cộng tác trên tài liệu hoặc xử lý số liệu trên tập hợp dữ liệu lớn đều có thể được chuyển sang điện toán đám mây. Chắc chắn, điện toán đám mây cho phép tạo ra một nền tảng mới và quan điểm vị trí độc lập về cách chúng ta giao tiếp, cộng tác và làm việc. Vì vậy, miễn là bạn có thể truy cập Web, bạn có thể làm việc bất cứ khi nào và ở đâu nơi bạn muốn. Với tốc độ nhanh, kết nối Internet đáng tin cậy và sức mạnh của công nghệ máy tính nguồn gốc nơi các tài liệu, e-mail hoặc các dữ liệu người dùng thấy trên màn hình đến từ đâu sẽ không còn quan trọng nữa. Điện toán đám mây cho phép các nhà cung cấp để sử dụng trung tâm dữ liệu từ xa cho điện toán đám mây. Tuy nhiên, trong khi một số người đã dự đoán sự kết thúc của kỷ nguyên máy tính với sự nổi lên của các mô hình điện toán đám mây, thì cũng có nhiều người tin rằng hầu hết các tổ chức, thậm chí các cá nhân sẽ tiếp tục sử dụng các máy tính truyền thống và máy tính xách tay, thậm chí ngay cả khi có nhiều và nhiều hơn nữa việc sử dụng của này có mục đích là để truy cập vào các đám mây.
Đối với cá nhân, điện toán đám mây có nghĩa là truy cập vào email, chia sẻ hình ảnh và sản xuất phần mềm dựa trên web, hầu như là miễn phí. Đối với tổ chức, chuyển sang điện toán đám mây có nghĩa là có khả năng ký hợp đồng cho các dịch vụ máy tính theo nhu cầu, chứ không phải đầu tư để lưu trữ tất cả các phần cứng, phần mềm và hỗ trợ nhân viên cần thiết cần thiết để cung cấp một mức độ nhất định của dịch vụ. Và đối với các chính phủ, đề xuất giá trị của điện toán đám mây là đặc biệt hấp dẫn, cho cả nhu cầu thay đổi cho CNTT và khi điều kiện kinh tế khó khăn hơn.
Các nhà quan sát đã khuyên nhủ chân thành các nhà điều hành CNTT, khi nói đến việc chuyển sang điện toán đám mây, "đứng nghĩa là bị bỏ lại phía sau". Như Linda Cureton, CIO của NASA, đã nói: "Tôi muốn nói có vẻ nhiều hơn một chút so với thẳng thừng là nếu các CIO không chuẩn bị sẵn sàng, quản lý nỗi sợ hãi và quản lý rủi ro của mình, họ sẽ bị đốn ngã bởi công nghệ đột phá này”.
Điều quan trọng cần nhớ rằng "điện toán đám mây là một công cụ, không phải là một chiến lược". Do đó các nhà lãnh đạo CNTT trong Chính phủ được khuyên là nên có một chương trình đánh giá điện toán đám mây phù hợp với chiến lược CNTT tổng thể của họ, hỗ trợ các nhiệm vụ và chiến lược tổng thể của cơ quan mình. Điều này sẽ mất một quá trình sáu bước, bao gồm
1. Bước một: Học hỏi - Learning
Chiến lược chuyển đổi sang điện toán đám mây bắt đầu với việc học về những điều cơ bản của điện toán đám mây - thông qua tham dự hội thảo, kết nối mạng, nói chuyện với các nhà cung cấp, và đọc tài liệu. Do điện toán đám mây đại diện cho một mô hình mới trong công nghệ máy tính, sẽ là quan trọng khi thực hiện chuyển giao công nghệ - thành phần "dân kỹ thuật" trong và ngoài chính phủ sẽ cần phải đi hàng dặm để học tập và truyền bá lại cho những người không phải là dân kỹ thuật” như các nhà hoạch định chính sách, giám đốc điều hành cơ quan, nhân viên, và các nhà lập pháp… về các lợi thế và giá trị của điện toán đám mây. Đặc biệt quan trọng là dành đủ nguồn tài trợ cho các nghiên cứu để xác lập xem điện toán đám mây đang hiện hữu - hay không hiện hữu – như thế nào ở các khu vực khác nhau và ở tất cả các cấp chính quyền, để có chính sách và thực tiễn liên quan đến sử dụng chính phủ điện toán đám mây.
2. Bước hai: Đánh giá tổ chức – Organizational Assessment
Tiếp theo, các nhà quản lý CNTT cần tiến hành đánh giá nhu cầu hiện tại về CNTT, cấu trúc, và công suất sử dụng. Trong môi trường điện toán đám mây, nơi mà các tài nguyên có thể được thêm vào, hoặc giảm trừ dựa trên nhu cầu và sự cần thiết, sẽ là rất quan trọng khi các nhà quản lý CNTT đánh giá một cách trung thực cơ sở CNTT của mình. Đối với việc sử dụng trung tâm dữ liệu, sẽ rất cần thiết khi xem xét những nguồn lực gì cần được sử dụng trong tất cả thời gian và những nguồn lực gì là rất cần thiết cho các hoạt động hàng ngày để thiết lập đường cơ sở cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức. Chỉ khi đó người ta có thể nhìn vào xem có tiếp tục để lưu trữ dung lượng "dư thừa" trong các trung tâm dữ liệu hoặc hợp đồng cho các dịch vụ đám mây như là điều cần thiết phải mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu theo mùa, theo chu kỳ, hoặc dựa trên sự kiện cho một lượng lớn tài nguyên máy tính.
3. Bước ba: thử nghiệm điện toán đám mây - Cloud Pilot
Tiếp theo, các nhà quản lý CNTT nên chọn một khu vực, thậm chí một dự án cụ thể để "thí điểm" và đánh giá khả năng quản lý và mang lại một dự án đơm hoa kết trái như vậy. Như với bất kỳ công nghệ mới nào, chúng tôi đang nhìn thấy rất nhiều thí nghiệm được tiến hành với điện toán đám mây. Tất cả chúng ta, những người sử dụng Internet đang được tự mình thử nghiệm với các ứng dụng điện toán đám mây trong đời sống hàng ngày - từ Twittering đến Gmail hay sử dụng các trang web chia sẻ hình ảnh. Với cùng một cách như vậy, chúng tôi đang thấy các tổ chức tiến hành các thí điểm điện toán đám mây, những nỗ lực cao xa so với các hoạt động CNTT cốt lõi của họ và nhiều lần ở ngoại vi nhìn thấy (hoặc cố gắng để kết nối tới) tổ chức.
Nhiều lần, thậm chí trong khu vực công, các thí điểm có thể là các hoạt động " đánh lừa" được thực hiện bởi các cá nhân và đơn vị để kiểm tra các tiện ích của công nghệ. Đây là những nỗ lực quan trọng, và họ cần được hỗ trợ và báo cáo trong và ngoài tổ chức để những người khác trong lĩnh vực CNTT và cộng đồng rộng lớn hơn có thể tìm hiểu về những thành công và những nhược điểm của hoạt động trong những đám mây. Vì vậy, sẽ là rất quan trọng để chia sẻ cả những "thực hành tốt nhất" và "bài học kinh nghiệm" trong điện toán đám mây. Thật vậy, nhiều người dự đoán rằng cuộc cách mạng như vậy - hoặc dự án "khoa học" - trong các tổ chức lớn và nhỏ cuối cùng sẽ thúc đẩy việc chấp nhận và thông qua điện toán đám mây.
4. Bước Bốn: Đánh giá mức độ sẵn sàng cho điện toán đám mây - Cloud-Readiness Assessment
Sau khi đánh giá nội bộ và tiếp cận bên ngoài xuất phát từ những nỗ lực trong quá trình thử nghiệm, các nhà quản lý CNTT nên tiến hành đánh giá mức độ sẵn sàng cho điện toán đám mây tổng thể để xác định xem tổ chức của họ có dữ liệu và các ứng dụng có thể dễ dàng di chuyển đến môi trường điện toán đám mây hay không, và đám mây công cộng/tư nhân hay lai sẽ là phù hợp hoặc có thể sử dụng cho những mục đích và dự án tiềm năng theo bậc thứ tự. Khi đánh giá này tiến triển, các nhà hoạch định CNTT phải tập trung vào việc thiết lập các quy tắc quyết định như dữ liệu và các ứng dụng có thể - và có thể không – áp dụng trong hình thức của môi trường điện toán đám mây. Khi làm như vậy, họ sẽ khám phá các phần nhất định của "điện toán đám mây đủ điều kiện" và "điện toán đám mây không đủ điều kiện" của dữ liệu và các ứng dụng.
5. Bước Năm: Chiến lược quay tới điện toán đám mây - Cloud Rollout Strategy
Ở giai đoạn này, đây là thời gian để bắt đầu tung ra chiến lược điện toán đám mây của bạn - tăng cường từ cả lãnh đạo tổ chức và nhân sự CNTT, giao tiếp với bên liên quan cả trong và bên ngoài cho các mục tiêu, tiến độ và chi phí / lợi ích của mỗi dự án điện toán đám mây. Đây là thời điểm các đám mây đi từ một nỗ lực thử nghiệm để trở thành yếu tố chủ đạo trong cách thức mà cơ quan quản lý dữ liệu, hoạt động, và nhân lực. Điện toán đám mây trở thành một phần của hoạt động tổ chức "bình thường", cũng như đổi mới công nghệ trước kia (từ điện thoại tới các fax đến Internet, e-mail và các phương tiện truyền thông xã hội) đã trở thành công cụ CNTT được sử dụng để hỗ trợ cho chiến lược CNTT của cơ quan, và quan trọng hơn, chiến lược tổng thể của nó.
6. Bước Sáu: Tiếp tục cải tiến điện toán đám mây - Continuous Improvement Cloud
Tại thời điểm này, quá trình đi vào giai đoạn cuối cùng - gọi là "cải tiến đám mây liên tục" - khi mà các cơ quan / tổ chức / đơn vị tiếp tục di chuyển dữ liệu và các ứng dụng thích hợp tới các đám mây và có lẽ thậm chí trở đi trở lại từ các đám mây đối với các hoạt động trong nội bộ tổ chức, nếu cần thiết , dựa trên một đánh giá toàn diện và liên tục của việc sử dụng thích hợp của công nghệ điện toán đám mây cho các cơ quan đặc biệt. Việc chuyển sang nhiều ứng dụng dựa trên đám mây thực sự sẽ mang lại cho các cơ quan chính phủ khả năng mới để giao tiếp và cộng tác. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi một loạt các quyết sách sẽ cần phải được thực hiện và nguyên tắc hoạt động sẽ cần phải thực hiện. Ví dụ, sẽ phải quyết định xem ai có thể truy cập những tập tin và kiểu truy cập gì họ sẽ có (ví dụ: quyền chỉ đọc, quyền chỉnh sửa truy cập…).