- Bước 1: Tổ chức tập huấn, đào tạo về cách thức tạo lập e-form và thiết lập quy trình điện tử cho các DVCTT cung cấp mức độ 4.

- Bước 2: Tiến hành thực hiện cung cấp DVCTT mức độ 4 của đơn vị lên Cổng DVCTT của tỉnh và tạo e-form cho các DVCTT mức độ 4.

- Bước 3: Kiểm tra chất lượng, chỉnh sửa các e-form được tạo ra.

Bên cạnh đó, tỉnh Bến Tre đã thực hiện việc kết nối, tích hợp dùng chung nền tảng thanh toán Payment Platform của Cổng dịch vụ công quốc gia với Cổng DVCTT của tỉnh để sử dụng cho các DVCTT mức độ 4 có phí, lệ phí.

Ngoài ra, tỉnh đã phối hợp với Cục Tin học hóa – Bộ TTTT triển khai Hệ thống hỗ trợ thanh toán dịch vụ công trực tuyến (PayGov) trên Cổng DVCTT của tỉnh để có thêm kênh cho người dùng có thể thanh toán phí, lệ phí DVCTT mức độ 4 trực tuyến.

 Đến thời điểm hiện tại các đơn vị đã thực hiện cung cấp đầy đủ 100% DVCTT mức 4 lên Cổng DVCTT của tỉnh theo kế hoạch UBND đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có một số thủ tục đã được bãi bỏ và một số thủ tục được được chia tách thành nhiều thủ tục nhỏ nên số lượng DVCTT mức độ 4 thực tế cung cấp có chênh lệch so với số lượng DVCTT mức độ 4 của Kế hoạch. Qua thống kê, số lượng DVCTT mức độ 4 được cung cấp là 1.030 thủ tục (Trong đó: cấp tỉnh là 952 thủ tục; cấp huyện là 53 thủ tục; cấp xã là 25 thủ tục) tăng 03 thủ tục. Tuy nhiên, số lượng DVCTT mức độ 4 được cung cấp thực tế trên Cổng DVCTT của tỉnh là 904 thủ tục. Nguyên nhân, trong quá trình thực hiện một số thủ tục được bãi bỏ; bên cạnh có một số thủ tục được cung cấp trên hệ thống của Bộ, ngành liên quan nhưng chưa thể tích hợp vào Cổng DVCTT của tỉnh để chia sẻ, giải quyết và đồng bộ hồ sơ giữa các hệ thống. Trong số 1.030 thủ tục có:

- Số thủ tục được cung cấp thành DVCTT mức độ 4 là: 904 thủ tục.

+ Cấp tỉnh: 826 thủ tục (trong đó có: 596 thủ tục có e-form; 230 thủ tục không có e-form).

+ Cấp huyện: 53 thủ tục (trong đó có: 41 thủ tục có e-form; 12 thủ tục không có e-form).

+ Cấp xã: 25 thủ tục (trong đó có: 19 thủ tục có e-form; 06 thủ tục không có e-form).

- Số thủ tục không được cung cấp thành DVCTT mức độ 4 là: 126 thủ tục (đều thuộc cấp tỉnh).

Bên cạnh sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên của Tổ giúp việc, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố còn có sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp dịch vụ (VNPT-Bến Tre) và Cục Tin học hóa – Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể:

- VNPT Bến Tre bố trí nhân sự đào tạo cho các đơn vị về cách thức tạo lập e-form và thiết lập quy trình điện tử cho các DVCTT cung cấp mức độ 4 và hỗ trợ thực hiện cấu hình e-form đối với các DVCTT của cấp xã.

- Cục Tin học hỗ trợ thực hiện các nội dung:

+ Hỗ trợ tỉnh tích hợp Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh với các Hệ thống thông tin, Một cửa điện tử cấp Bộ thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp Bộ, cấp tỉnh (trục LGSP) do Cục Tin học hóa cung cấp cho tỉnh theo hình thức LGSP as a Service (sử dụng hạ tầng của Bộ Thông tin và Truyền thông) đến khi tỉnh xây dựng hoàn chỉnh trục LGSP riêng.

+ Hỗ trợ tích hợp hệ thống thanh toán PayGov vào Cổng DVCTT của tỉnh để người dùng có thêm sự chọn lựa kênh thực hiện thanh toán phí, lệ phí dịch vụ công trực tuyến mức 4.

+ Hỗ trợ tỉnh cấu hình e-form cho một số DVCTT mức độ 4 trong Kế hoạch số 4441/KH-UBND cho các ngành như: Tư pháp, Lao động, Thương binh và Xã hội, Khoa học công nghệ, Nội vụ.

+ Hỗ trợ kiểm thử các chức năng, quy trình và trạng thái của các DVCTT mức độ 4; đánh giá chất lượng biểu mẫu e-form của các đơn vị cung cấp trên Cổng DVCTT của tỉnh.

Để đạt được những kết quả trên, tỉnh Bến Tre có một số thuận lợi

Lãnh đạo tỉnh thường xuyên quan tâm, theo dõi và giám sát đồng thời lãnh đạo các đơn vị cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công chức của đơn vị mình tham gia tập trung cùng Tổ giúp việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Các thành viên Tổ giúp việc đã có nhiều cố gắng, phối hợp, hỗ trợ cùng nhau thực hiện vì nhiệm vụ chung, mặc dù trong cùng thời điểm triệu tập các thành viên Tổ giúp việc còn phải xử lý nhiều công việc chuyên môn khác.

Đơn vị cung cấp dịch vụ VNPT Bến Tre cũng luôn đồng hành cùng các đơn vị trong việc tạo lập e-form và thiết lập quy trình điện tử cho các DVCTT mức độ 4.

Cục Tin học hóa - Bộ Thông tin và Truyền thông hỗ trợ rất nhiệt tình từ trong quá trình thực hiện tích hợp Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh với các Hệ thống thông tin, Một cửa điện tử cấp Bộ; tích hợp hệ thống thanh toán PayGov vào Cổng DVCTT của tỉnh; cấu hình e-form cho DVCTT mức độ 4.

Bên cạnh những thuận lợi nói trên thì công tác triển khai thực hiện kế hoạch cũng gặp nhiều khó khăn như:

- Vẫn còn cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi cho công chức của đơn vị mình tham gia tập trung cùng với các thành viên của Tổ giúp việc. Một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ mục đích tạo e-form cho các DVCTT mức độ 4.

- Trình độ chuyên môn của các thành viên Tổ giúp việc không đồng đều; thành viên Tổ giúp việc chủ yếu là kiêm nhiệm phải thực hiện song song nhiều nhiệm vụ.

- Một số thủ tục đăng ký triển khai cung cấp DVCTT mức độ 4 trên Cổng DVCTT của tỉnh, nhưng đến thời điểm hiện tại các đơn vị vẫn phải thực hiện tiếp nhận, xử lý trực tiếp trên Hệ thống của Bộ, ngành và chưa thể tích hợp đồng bộ lên Cổng DVCTT của tỉnh như: Kế hoạch và Đầu tư; Y tế; Giao thông vận tải (do các Bộ, ngành Trung ương chưa có hướng dẫn và chưa cho phép kết nối). Riêng Hệ thống của Bộ Tư pháp đã cho phép kết nối với Cổng DVCTT của tỉnh, tuy nhiên chỉ cho phép kết nối một chiều từ Cổng DVCTT của tỉnh lên Hệ thống của Bộ Tư pháp nhưng không cho phép chia sẻ theo chiều ngược lại nên việc đồng bộ kết quả giải quyết DVCTT mức độ 4 lĩnh vực tư pháp chưa thể tự động hóa.

Để triển khai thực hiện cung cấp DVCTT mức 4, bài học kinh nghiệm của Bến Tre là:   

- Thứ nhất: các thủ tục hành chính cần được chuẩn hóa về tên gọi, lĩnh vực và phải được chuẩn hóa quy trình nội bộ để tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình cấu hình quy trình điện tử; đồng thời tích hợp, liên thông, chia sẽ trạng thái của các DVCTT của tỉnh với Cổng DVC quốc gia.

- Thứ hai: đối với các DVCTT cấp huyện và cấp xã do sử dụng chung bộ thủ tục nên việc triển khai cung cấp DVCTT cho các thủ tục này cần xây dựng một bộ chuẩn để chia sẽ cho cấp huyện và cấp xã áp dụng, đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất về tên thủ tục, lĩnh vực nhằm tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, đồng thời tiết kiệm được thời gian thực hiện.

- Thứ ba: do thời gian ấn định lộ trình cung cấp DVCTT mức độ 4 ngắn, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành khoảng 45 ngày (từ ngày 15/9/2020 đến 30/10/2020) nên cần có giải pháp triển khai hợp lý cho cấp huyện và cấp xã. Phương án cung cấp DVCTT mức độ 4 đối với cấp huyện, cấp xã sẽ được phân chia đều cho các huyện, thành phố hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ VNPT Bến Tre thực hiện hỗ trợ chung cho cấp huyện, cấp xã tất cả các DVCTT mức độ 4 chuẩn. Sau đó các huyện, thành phố chia sẽ các DVCTT mức độ 4 chuẩn và cấu hình lại phòng, ban và nhân sự trong từng bước giải quyết DVCTT để đảm bảo tính đồng bộ, kế thừa và tiết kiệm được thời gian.

- Thứ tư: cần sự quyết tâm, san sẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc của các thành viên Tổ giúp việc. Đây cũng chính một trong các yếu tố quan trọng góp phần đẩy nhanh tiến độ hoàn thành nhiệm vụ.       

- Thứ năm: cần có sự quan tâm thật sự của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị nhất là trong việc cử nhân sự và tạo điều kiện thuận lợi cho công chức đơn vị mình tham gia thực hiện nhiệm vụ trên. Đây cũng chính là yếu tố tiên quyết, quan trọng để hoàn thành chỉ tiêu cung cấp 100% DVCTT mức độ 4.

Nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp DVCTT trong thời gian tới, các giải pháp được tỉnh Bến Tre đề xuất là:

- Các cơ quan tăng cường truyền thông và quảng bá hiệu quả về dịch vụ công trực tuyến của cơ quan để người dân, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích mang lại từ việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Chú trọng đổi mới nội dung và hình thức tuyên truyền phù hợp với từng đối tượng thụ hưởng. Việc triển khai thực hiện công tác tuyên truyền DVCTT phải được thực hiện đồng bộ theo một chương trình tuyên truyền về cải cách hành chính nói chung. Về nội dung tuyên truyền: triển khai xây dựng tài liệu giới thiệu dịch vụ, nêu bật được các lợi ích người dân, doanh nghiệp được thụ hưởng; tài liệu hướng dẫn cần được thể hiện dưới dạng các hình thức hình ảnh minh họa hướng dẫn, video hướng dẫn thực hiện cụ thể một DVHCCTT đăng tải trên Trang thông tin điện tử; thiết kế các tài liệu hướng dẫn theo từng bước thực hiện dịch vụ dưới dạng tờ gấp để cung cấp cho người dùng tại bộ phận một cửa.

- Đổi mới, đa dạng các hình thức tuyên truyền: Tuyên truyền trên mạng xã hội như Facebook, Zalo để tác động trực tiếp đến giới trẻ và từ đó thêm một kênh thông tin để đưa lợi ích của sử dụng DVCTT đến từng hộ gia đình. Tại các bộ phận một cửa của các huyện, thành phố cần cung cấp các màn hình giới thiệu các DVCTT, chính sách khuyến khích để người dân trong khi chờ đợi giải quyết TTHC có thể xem và biết về các DVCTT.

- Thay đổi thói quen của công dân trong việc sử dụng dịch vụ công thông qua Trung tâm phục vụ hành chính công, để cung cấp cho người dân, doanh nghiệp những thông tin trực tuyến, dần dần từ bỏ phương thức liên hệ kiểu cũ với cơ quan nhà nước.

- Cung cấp đa đạng các kênh giao tiếp, giúp người dân, doanh nghiệp lựa chọn hình thức xử lý dịch vụ công phù hợp nhất. Từng bước tiến tới xác định Internet sẽ là kênh cung cấp dịch vụ chính cho công dân.

- Ứng dụng những công nghệ mới để mở rộng, nâng cao chất lượng và tăng cường việc sử dụng dịch vụ trực tuyến trong tương lai. Trong đó, đề cao các vấn đề về an toàn, an ninh trong quá trình thiết lập tiêu chuẩn của việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến

- Nhà nước và doanh nghiệp cùng vào cuộc: hỗ trợ đào tạo, nâng cao kỹ năng, trình độ sử dụng máy tính, internet cho người dân; hỗ trợ máy tính; điểm truy cập Internet công cộng; Hệ thống mạng Wi-Fi miễn phí tại các khu vực đông dân cư đế người dân tiếp cận dịch vụ. Hợp tác với các doanh nghiệp như Bưu điện, ngân hàng để hỗ trợ triển khai DVC trực tuyến như chuyển trả kết quả qua Bưu điện, thanh toán phí, lệ phí trực tuyến.