Những nội dung chính trong Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh như sau:

Quy định về định dạng tài khoản hệ thống thư điện tử công vụ:

- Định dạng tên tài khoản thư điện tử công vụ đối với các cơ quan, đơn vị:

+ Đối với tài khoản thư điện tử công vụ các Sở, ban, ngành, tổ chức, đoàn thể cấp tỉnh được đặt theo cấu trúc như sau:

@bacninh.gov.vn

Ví dụ: Sở Thông tin và Truyền thông sẽ có tài khoản thư điện tử công vụ là: stttt@bacninh.gov.vn.

+ Đối với tài khoản thư điện tử công vụ của UBND cấp huyện được đặt theo cấu trúc như sau:

@bacninh.gov.vn.

Ví dụ: UBND Yên Phong sẽ có tài khoản thư điện tử công vụ là: yenphong@bacninh.gov.vn

Riêng đối với UBND Thành phố Bắc Ninh sẽ tài khoản thư điện tử công vụ là: tpbacninh@bacninh.gov.vn.

+ Đối với tài khoản thư công vụ của UBND cấp xã được đặt theo cấu trúc như sau:

.@bacninh.gov.vn.

Ví dụ: UBND xã Tam Giang thuộc huyện Yên Phong có tài khoản thư điện tử công vụ là: tamgiang.yenphong@bacninh.gov.vn

Riêng đối với UBND các phường thuộc UBND Thành phố Bắc Ninh sẽ đặt tài khoản thư điện tử công vụ theo cấu trúc sau:

.tpbacninh@bacninh.gov.vn.

UBND phường Kinh Bắc của Thành phố Bắc Ninh sẽ có tài khoản thư điện tử công vụ là: kinhbac.tpbacninh@bacninh.gov.vn.

+ Đối với tài khoản thư điện tử công vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và UBND cấp huyện được đặt theo cấu trúc như sau:

.@bacninh.gov.vn

Ví dụ: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có tài khoản thư điện tử là: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn

Phòng Nội vụ thuộc UBND Thành phố Bắc Ninh có tài khoản thư điện tử là: pnv.bn@bacninh.gov.vn.

+ Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc khối Đảng, các tổ chức chính trị xã hội, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị khác việc đặt tên tài khoản thư điện tử công vụ sẽ theo thỏa thuận, thống nhất giữa đơn vị sử dụng và đơn vị quản trị, vận hành hệ thống trên cơ sở tham khảo các nguyên tắc tại các khoản trên đảm bảo khoa học, dễ nhớ và không trùng lặp.

Định dạng tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân:

+ Tài khoản thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên theo cấu trúc sau:

- + .@bacninh.gov.vn.

Ví dụ: Tài khoản của ông Trần Văn Anh thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: tvanh.stttt@bacninh.gov.vn.

+ Trong trường hợp tài khoản cần tạo mới trùng với tài khoản đã có thì sẽ do Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương dựa theo quy định tại điểm a, Khoản 2 Điều này và áp dụng thêm số thứ tự phía sau tên cá nhân.

Ví dụ: Trường hợp cán bộ, công chức có tên là Trần Văn Anh thuộc Sở Thông tin và Truyền thông cần tạo tài khoản, tuy nhiên trên hệ thống đã tồn tại tài khoản tvanh.stttt@bacninh.gov.vn thì tài khoản mới tạo lập là: tvanh1.stttt@bacninh.gov.vn.

Quy định về thẩm quyền, quy trình cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa và hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ gồm:

- Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực tiếp thực hiện quy trình cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa và hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ trên cơ sở đề nghị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

- Quy trình cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa và hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân như sau:

+ Các Sở, ban, ngành, cơ quan đơn vị cấp tỉnh, UBND cấp huyện là đầu mối tổng hợp, gửi văn bản yêu cầu cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa và hủy bỏ tài khoản thư điện tử công vụ tới Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

+ Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được nội dung yêu cầu, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện phân loại, xử lý yêu cầu và gửi văn bản trả lời cho tổ chức đề nghị qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

+ Việc tạm khóa tài khoản là một biện pháp kỹ thuật để tăng cường bảo đảm an toàn thông tin. Việc tạm khóa tài khoản sẽ do đơn vị quản trị, vận hành thực hiện khi có đề nghị của các cơ quan, đơn vị hoặc phát hiện tài khoản thuộc một trong các trường hợp sau:

 Tài khoản không phát sinh giao dịch gửi, nhận trong khoảng thời gian 06 tháng mà không có lý do.

 Tài khoản bị các tổ chức, cá nhân khác chiếm dụng.

 Tham gia vào các hoạt động bị cấm theo quy định.

Dung lượng lưu trữ và quy cách đặt mật khẩu cho tài khoản thư điện tử công vụ được quy định:

- Dung lượng lưu trữ của tài khoản thư điện tử: Dung lượng cấp cho mỗi tài khoản thư điện tử sẽ bảo đảm tối thiểu 01GB/Tài khoản thư điện tử cá nhân, 10GB/Tài khoản cơ quan, tổ chức; Kích cỡ các tệp gửi kèm tối đa 20MB/thư điện tử. Dung lượng lưu trữ cho các tài khoản có thể điều chỉnh tùy theo nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của hệ thống.

- Quy định về đặt mật khẩu cho tài khoản thư điện tử công vụ: Mật khẩu sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ phải từ 8 ký tự trở lên, trong đó bao gồm ký tự in hoa, ký tự in thường, ít nhất có một ký tự chữ số, ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &). Ví dụ: NguyenvanA@123.

Sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ:

- Cơ quan, đơn vị và cá nhân sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi các loại văn bản điện tử (trừ các văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước), tài liệu phục vụ cuộc họp, thông tin cần trao đổi nhằm phục vụ xử lý công việc của cơ quan, đơn vị.  

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy quyền hoặc phân công cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ quan, đơn vị mình thực hiện quản lý, sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ cơ quan.

- Cá nhân sử dụng tài khoản thư được cấp hoặc được giao quản lý khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ tài khoản đó.

Tần suất kiểm tra tài khoản thư điện tử công vụ:

- Việc truy cập tài khoản thư điện tử tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân; khuyến khích kiểm tra thư hàng ngày để tiếp nhận và xử lý kịp thời giải quyết công việc.        

- Người được giao quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, cá nhân phải thường xuyên cập nhật, kiểm tra; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm nếu để tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị.

 Bên cạnh đó, những hành vi bị cấm khi sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ gồm:

- Sử dụng tài khoản thư điện tử của cá nhân, tổ chức để cung cấp, phát tán các thông tin có nội dung xấu, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.

- Chủ động phát tán virus máy tính thông qua tài khoản thư điện tử của cá nhân vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

- Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua tài khoản thư điện tử của cá nhân.

- Sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ để tham gia vào các mạng xã hội, các hoạt động đăng ký, cung cấp tài khoản, giao dịch trên mạng không phục vụ hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.

- Đặt chế độ chuyển thư điện tử tự động từ tài khoản thư điện tử công vụ được cấp đến các tài khoản thư khác không phải do cơ quan nhà nước cấp hoặc ngược lại.

- Có hành vi cản trở sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ, chiếm đoạt tài khoản thư điện tử công vụ của tổ chức, cá nhân.

Các tiêu chuẩn áp dụng:

- Các nội dung, văn bản trao đổi trong Hệ thống thư điện tử công vụ sử dụng bộ mã ký tự chữ tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode.

- Các dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp trao đổi qua Hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo đúng với các quy định của pháp luật hiện hành.

Ngoài ra quy định cũng giao nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan quản lý, đơn vị vận hành hệ thống thư điện tử cũng như cá nhân và các đơn vị trong quản lý và sử dụng thư điện tử.

Xuân Cường