Nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng của việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh – ngày 13/9/2016, UBND tỉnh An Giang đã ban hành Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Theo đó, các thông tin điện tử trao đổi trong hệ thống thư điện tử của tỉnh được thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước; Tiêu chuẩn về truy cập thông tin thực hiện theo quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; Ngôn ngữ sử dụng trong thư điện tử bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu, chỉ sử dụng ngoại ngữ trong các giao dịch với nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài.

Nguyên tắc vận hành được quy định như sau: Tất cả hộp thư điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý được gọi là “Danh bạ thư điện tử”. Mỗi tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh tham gia và hệ thống thư điện tử của tỉnh chỉ được đăng ký và sử dụng một địa chỉ thư điện tử thể hiện như sau: Nếu là tổ chức, địa chỉ hộp thư điện tử là Têncơquan@angiang.gov.vn theo nguyên tắc không trùng lặp, dễ nhớ, dễ tìm. Cụ thể:

-         Cấp sở: so(tên sở)@angiang.gov.vn

-         Các ban: ban(tên ban)@angiang.gov.vn

-         Các hội: hoi(tên hội)@angiang.gov.vn

-         Các ngành: nganh(tên ngành)@angiang.gov.vn

-         Các huyện, thị xã, thành phố: tênđơnvị@angiang.gov.vn

-         Các phòng an trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố: tênphòngban.tênhuyện@angiang.gov.vn

-         Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành: tên phòng ban.tên sở(ban-ngành)@angiang.gov.vn

-         Các xã, phường, thị trấn: tênđơnvị@angiang.gov.vn. Trong đó, nếu có xã, phường, thị trấn trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm tên huyện trong phần tên truy nhập; Nếu phường, xã, thị trấn trùng tên huyện, thị, thành phố sẽ có chỉ dẫn thêm “xa” cho xã, “p” cho phường, “tt” cho thị trấn trước tên truy nhập.

-         Các đơn vị khác tùy tên đơn vị cụ thể mà có tên đặt thích hợp

Trong đó, tên các tổ chức từ 03 (ba) từ trở lên thì tên các tổ chức đó sẽ được viết tắt.

Còn địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân có dạng têncánhân@angiang.gov.vn, trong đó tên cá nhân được viết tắt phần họ và chữ lót, nếu có cá nhân trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký trong phần tên truy nhập.

Một số hành vi bị nghiêm cấm: (1) Các tổ chức (trừ Sở Thông tin và Truyền thông) tự thiết lập hệ thống thư điện tử riêng trên Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và nhà nước trên địa bàn tỉnh; (2) Sử dụng hộp thư điện tử của tổ chức, cá nhân vào việc riêng tư, đăng ký thông tin trên mạng xã hội; (3) Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để gửi các tài liệu, văn bản có tính mật; trao đổi thông tin ngoài chức năng, nhiệm vụ được giao; tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật công tác và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định; (4) Cản trở, ngăn cản hoặc thay đổi quá trình truyền, gửi, nhận thư điện tử, gây phương hại đến Hệ thống thư điện tử công vụ và ảnh hưởng đến an ninh, an toàn thông tin mạng; (5) Chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài khoản thư điện tử hoặc truy nhập, thay đổi, giả mạo một phần hoặc toàn bộ nội dung thư điện tử của người khác.

Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi, khóa tạm thời và quy trình khôi phục hộp thư điện tử cũng như lưu trữ nội dung, quản lý danh bạ điện tử và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan cũng được nêu rõ trong Quy chế này. 

Trần Thị Hưng Bình, Cục Tin học hóa