Chuyển đổi số (CĐS) quốc gia đã được xác định là một trong những chiến lược phát triển kinh tế - xã hội quan trọng nhất của Việt Nam trong những thập niên đầu thế kỷ XXI. Trọng tâm của tiến trình này là việc xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia và ngành, lấy dữ liệu làm nền tảng cho sự phát triển của Chính phủ số, Kinh tế số và Xã hội số. Để tạo ra các nguồn dữ liệu tin cậy, việc số hoá tài liệu từ định dạng vật lý sang định dạng điện tử là nhiệm vụ bắt buộc.

Tuy nhiên, khối lượng tài liệu giấy được tích luỹ qua nhiều thập kỷ tại các cơ quan nhà nước là vô cùng lớn, trong khi nguồn lực (ngân sách, nhân lực, công nghệ) luôn có giới hạn. Điều này đặt ra một bài toán chiến lược: làm thế nào để lựa chọn các tài liệu có giá trị cao nhất, mang lại hiệu quả khai thác lớn nhất và phục vụ kịp thời các mục tiêu quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công, để ưu tiên số hoá trước? Việc số hoá tràn lan, không có tiêu chí rõ ràng, không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn tạo ra kho dữ liệu số kém chất lượng, khó khai thác và bảo quản.

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm cung cấp một khung lý luận và thực tiễn vững chắc cho việc ra quyết định lựa chọn tài liệu số hoá, đáp ứng yêu cầu về một bài báo khoa học chi tiết, đầy đủ. Nội dung trọng tâm của bài báo là phân tích chuyên sâu các mô hình lựa chọn ưu tiên của thế giới và cụ thể hóa các tiêu chí, bao gồm cả nhóm ưu tiên, nhóm không phù hợp và nhóm hạn chế, để áp dụng vào bối cảnh cụ thể của Việt Nam.

Bài viết được cấu trúc thành bốn phần chính, đi từ tổng quan lý thuyết đến phân tích kinh nghiệm quốc tế, đề xuất khung tiêu chí chi tiết và đưa ra các khuyến nghị chiến lược.

Hình 1: Quy trình số hóa

1. Tổng quan về chiến lược và phân loại tài liệu số hoá

1.1. Khái niệm và mục đích của số hoá

Số hoá, trong lĩnh vực hành chính công, là quá trình chuyển đổi thông tin từ vật mang tin truyền thống (chủ yếu là giấy) sang dạng tệp tin điện tử, có khả năng xử lý, lưu trữ và truyền tải bằng công nghệ số. Đây không chỉ là một quy trình kỹ thuật đơn thuần mà còn là hành động tạo lập tài sản dữ liệu, gắn liền với các mục tiêu chiến lược quốc gia.

Mục đích chiến lược của việc số hoá tài liệu trong cơ quan nhà nước được xác định trên ba khía cạnh then chốt:

Thứ nhất, Phục vụ khai thác hiện tại và tương lai. Dữ liệu số hoá giúp tăng cường tốc độ và khả năng truy cập thông tin, giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục hành chính (TTHC). Đặc biệt, nó tạo điều kiện cho việc chia sẻ, liên thông dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị, từ đó loại bỏ yêu cầu công dân phải nộp lại các giấy tờ đã có trong hệ thống quốc gia, trực tiếp hiện thực hóa nguyên tắc "lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm".

Thứ hai, Bảo tồn và bảo vệ tài sản lưu trữ. Số hoá giúp tạo ra bản sao điện tử của các tài liệu quý hiếm, tài liệu có giá trị vĩnh viễn, hoặc tài liệu đã xuống cấp vật lý. Việc sử dụng bản số hoá thay cho bản gốc trong quá trình khai thác sẽ hạn chế tối đa nguy cơ hư hỏng, góp phần kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc.

Thứ ba, Tối ưu hoá quản lý và vận hành. Khi tài liệu được số hoá và gắn siêu dữ liệu (metadata) đầy đủ, hệ thống quản lý có thể dễ dàng phân loại, tìm kiếm và phân tích dữ liệu. Điều này là nền tảng cho việc tự động hoá quy trình nghiệp vụ và ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data-driven decision making).

1.2. Phân loại tài liệu phục vụ số hoá theo chu kỳ sống và giá trị

Việc xác định tài liệu nào cần ưu tiên số hoá phải dựa trên một khung phân loại rõ ràng, thường kết hợp giữa chu kỳ sống (life cycle) của tài liệu và giá trị nội tại của thông tin chứa đựng.

1.2.1. Phân loại theo chu kỳ sống và thời hạn bảo quản

Theo quy định về lưu trữ, tài liệu được phân loại theo thời hạn bảo quản, là cơ sở ban đầu để đánh giá nhu cầu số hoá:

• Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn (Archival Records): Đây là tài liệu có giá trị lịch sử, văn hóa, hoặc pháp lý không thể thay thế, cần được bảo quản mãi mãi. Nhóm này luôn nằm trong diện ưu tiên số hoá để đảm bảo khả năng bảo tồn và phát huy giá trị.
• Tài liệu lưu trữ có thời hạn: Nhóm này phục vụ công tác điều hành, quản lý nghiệp vụ và có thời hạn bảo quản xác định (ví dụ: 5 năm, 10 năm, 20 năm). Việc số hoá nhóm này phụ thuộc vào tần suất sử dụng và mục đích cung cấp dịch vụ công.
• Tài liệu hành chính/văn thư hiện hành (Active Records): Nhóm tài liệu đang trong quá trình luân chuyển, xử lý nghiệp vụ, hoặc chỉ phục vụ tạm thời. Việc số hoá nhóm này cần được cân nhắc kỹ lưỡng, tránh lãng phí nếu chúng chỉ có giá trị sử dụng ngắn hạn hoặc đã được tạo lập điện tử.

1.2.2. Phân loại theo mục đích và giá trị khai thác

Việc phân loại theo mục đích khai thác giúp xác định được lợi ích kinh tế - xã hội thu hồi từ hoạt động số hoá (Return on Investment - ROI):

• Tài liệu phục vụ dịch vụ công và TTHC (Service-Oriented): Bao gồm các hồ sơ, giấy tờ mà công dân và doanh nghiệp phải nộp nhiều lần để thực hiện các TTHC (ví dụ: đất đai, hộ tịch, y tế, giáo dục). Đây là nhóm ưu tiên hàng đầu do số hoá trực tiếp góp phần đơn giản hóa TTHC, nâng cao sự hài lòng của người dân.
• Tài liệu phục vụ Quản lý/Điều hành (Management-Oriented): Bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, chỉ thị, hoặc báo cáo tổng hợp cấp cao, có tính chất chỉ đạo toàn ngành hoặc toàn địa phương. Việc số hoá nhóm này nhằm tăng cường khả năng truy cập phân tán và ra quyết định kịp thời.
• Tài liệu Nghiên cứu/Lịch sử (Research-Oriented): Gồm tài liệu quý hiếm, tài liệu gốc có giá trị đặc biệt, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử.

Khung phân loại này là cơ sở nền tảng để các cơ quan nhà nước chuyển sang áp dụng các tiêu chí lựa chọn ưu tiên, nhằm đảm bảo rằng nguồn lực số hoá được sử dụng một cách hiệu quả và chiến lược nhất.

2. Phân tích kinh nghiệm quốc tế về mô hình lựa chọn tài liệu ưu tiên số hoá

Các quốc gia đi đầu trong Chính phủ số đã phát triển các mô hình lựa chọn tài liệu ưu tiên số hoá dựa trên các nguyên tắc chiến lược, không chỉ dừng lại ở việc bảo tồn mà còn hướng tới mục tiêu khai thác và hiệu suất.

2.1. Hoa Kỳ (NARA) – Mô hình giá trị bảo tồn và rủi ro vật lý

Cơ quan Lưu trữ và Hồ sơ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) áp dụng mô hình ưu tiên số hoá tập trung chủ yếu vào Giá trị bảo tồn vĩnh viễn (Archival Value) và tình trạng rủi ro vật lý (Physical Risk) của tài liệu.

NARA ưu tiên số hoá trước tiên các nhóm tài liệu có giá trị cao nhất theo thang đánh giá lịch sử, đồng thời đang bị hư hỏng nghiêm trọng. Mô hình này thường sử dụng một ma trận đánh giá gồm ba tiêu chí chính:

1. Giá trị Lịch sử và Văn hóa: Tài liệu có tính duy nhất, đại diện cho một sự kiện lịch sử quan trọng, hoặc chứa đựng thông tin độc đáo.
2. Nhu cầu Nghiên cứu/Khai thác: Mức độ tần suất tài liệu được yêu cầu truy cập bởi công chúng, nhà nghiên cứu hoặc các cơ quan khác. Tài liệu được khai thác càng nhiều thì càng dễ hư hỏng, do đó nhu cầu số hoá càng cao.
3. Tình trạng Vật lý: Các tài liệu đang xuống cấp nhanh chóng (ví dụ: giấy axit, mực phai, bị ẩm mốc) hoặc có nguy cơ bị hủy hoại nếu tiếp tục truy cập vật lý.

Việc lựa chọn của NARA thường được quyết định bằng cách tìm kiếm sự giao thoa giữa tài liệu có giá trị cao và tài liệu có rủi ro hư hỏng cao nhất, nhằm đảm bảo tài sản quốc gia không bị mất đi do thời gian và tác động môi trường. Điều này thể hiện sự ưu tiên cho nguyên tắc bảo tồn, tạo bản sao điện tử để bảo vệ bản gốc.

2.2. Vương quốc Anh (TNA) – Mô hình quản trị rủi ro và tối ưu hoá khai thác

Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Vương quốc Anh (TNA) tiếp cận việc lựa chọn tài liệu ưu tiên thông qua lăng kính quản trị rủi ro và hiệu suất vận hành (operational efficiency).

TNA đặc biệt ưu tiên các tài liệu đóng vai trò là bằng chứng pháp lý hoặc chứng cứ điện tử trong quy trình quản lý hành chính. Mô hình của TNA nhấn mạnh nguyên tắc "Digital by Default" (Điện tử là mặc định), theo đó, việc số hoá được thực hiện nhằm mục đích chính là tạo ra một bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương để thay thế bản giấy trong công việc hàng ngày, giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy trong chu trình nghiệp vụ.

Các tiêu chí ưu tiên của TNA bao gồm:

• Giá trị pháp lý hiện hành: Các hồ sơ có thời hạn lưu trữ dài hoặc vĩnh viễn, được sử dụng thường xuyên trong các giao dịch pháp lý hoặc TTHC.
• Nhu cầu khai thác đồng thời: Tài liệu được nhiều người dùng, nhiều phòng ban, hoặc nhiều cơ quan cần truy cập cùng lúc. Ví dụ, hồ sơ đất đai, quy hoạch cần phải được truy cập đồng thời bởi cơ quan địa chính, xây dựng và công chứng.
• Giảm thiểu gánh nặng hành chính: Ưu tiên số hoá các tài liệu mà việc khai thác bản giấy gây ra chi phí lớn, thời gian tìm kiếm lâu hoặc yêu cầu nhân sự di chuyển, truy xuất hồ sơ vật lý.

Tóm lại, trong khi NARA ưu tiên bảo tồn, TNA lại chú trọng tối đa hóa lợi ích khai thác từ tài liệu số hoá trong chu trình vận hành của Chính phủ số.

2.3. Kinh nghiệm châu á – mô hình lấy người dùng làm trung tâm và hiệu suất cao

Các quốc gia Châu Á, đặc biệt là Hàn Quốc và Singapore, nổi tiếng với việc triển khai Chính phủ điện tử/số ở quy mô lớn và tốc độ cao. Mô hình ưu tiên số hoá của họ được định hướng rõ ràng bởi hiệu suất và thiết kế lấy người dùng làm trung tâm (User-Centric Design).

• Hàn Quốc: Tập trung ưu tiên số hoá các tài liệu tạo nên Cơ sở dữ liệu Quốc gia (Cơ sở dữ liệu Dân cư, Đất đai,...) có tính liên thông cao. Ưu tiên này đảm bảo rằng các dữ liệu nền tảng, có khả năng kết nối và chia sẻ rộng rãi, được số hoá trước, làm cơ sở cho mọi dịch vụ công trực tuyến sau này.
• Singapore (GovTech): Áp dụng nguyên tắc ưu tiên số hoá theo Tác động Dịch vụ (Service Impact). Các tài liệu được ưu tiên chuyển đổi là những tài liệu liên quan đến các TTHC có tần suất giao dịch cao nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc sống của công dân và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: hồ sơ đăng ký kinh doanh, giấy phép xây dựng, hồ sơ y tế cơ bản.
• Mô hình Lựa chọn theo chi phí - lợi ích (cost-Benefit Analysis): Nhiều nước Châu Á áp dụng phương pháp định lượng để so sánh chi phí số hoá với lợi ích thu hồi được (ví dụ: giảm chi phí lưu trữ, giảm thời gian xử lý nghiệp vụ). Chỉ những tài liệu có Tỷ suất Lợi nhuận Số hoá (Digitization ROI) dương và cao mới được đưa vào danh sách ưu tiên.

Tóm lại, kinh nghiệm quốc tế cho thấy việc lựa chọn tài liệu ưu tiên số hoá cần phải cân bằng ba yếu tố: Giá trị (Value), Rủi ro (Risk/Physical Condition), và Khai thác/Nhu cầu (Usage/Demand). Việt Nam cần kết hợp các nguyên tắc này, tập trung vào việc tạo ra dữ liệu nền tảng phục vụ các TTHC trọng tâm, như đã được đề cập trong các chiến lược về Chính phủ số và Đề án 06.

3. Đề xuất khung tiêu chí lựa chọn tài liệu ưu tiên số hoá cho Việt Nam

Dựa trên cơ sở lý luận, kinh nghiệm quốc tế và đặc biệt là các tiêu chí cụ thể được xác định trong bối cảnh Việt Nam, một Khung Tiêu chí ba nhóm được đề xuất nhằm định hướng việc lựa chọn tài liệu số hoá.

3.1. Nhóm Tài liệu Ưu tiên (Criteria: Giá trị, Tần suất, Rủi ro)

Nhóm này bao gồm các tài liệu bắt buộc phải được số hoá sớm nhất, do chúng đáp ứng đồng thời các tiêu chí về giá trị cao, tần suất sử dụng lớn và/hoặc rủi ro vật lý nghiêm trọng. Việc số hoá nhóm này sẽ mang lại lợi ích kép: bảo tồn tài sản và tối đa hoá hiệu suất hành chính.

3.1.1. Ưu tiên dựa trên Giá trị và Tính Pháp lý (Value and Legal)

Nguyên tắc đầu tiên là phải tập trung vào tài liệu có giá trị cốt lõi, đảm bảo tính bền vững của nguồn dữ liệu quốc gia:

• Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và phát huy giá trị: các tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải là ưu tiên hàng đầu, bởi chúng là bằng chứng lịch sử và pháp lý quan trọng nhất. Đồng thời, ưu tiên các tài liệu cần được phát huy giá trị theo quy định của Luật Lưu trữ, phục vụ công chúng và nghiên cứu.
• Tài liệu phục vụ quản lý, điều hành trọng yếu: Bao gồm các văn bản pháp quy, quyết định, chỉ thị, và hồ sơ nghiệp vụ cơ bản phục vụ trực tiếp công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.

3.1.2. Ưu tiên dựa trên tần suất và mục đích khai thác (usage and purpose)

Tiêu chí này hướng đến tối ưu hóa dịch vụ công và hiệu suất nghiệp vụ, phản ánh nhu cầu thực tiễn của người dùng và hệ thống:

• Tài liệu cần thiết cho dịch vụ công và đơn giản hóa TTHC: Đây là những tài liệu mà công dân và doanh nghiệp cần để hoàn thành các TTHC. Số hoá nhóm này là cơ sở để thực hiện nguyên tắc không yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có trong hệ thống, trực tiếp đơn giản hoá thủ tục hành chính, hoạt động hành chính.
• Tài liệu được thường xuyên tra cứu và sử dụng đồng thời: Tài liệu có tần suất tra cứu, sử dụng cao, hoặc được nhiều người dùng, nhiều đơn vị truy cập cùng một lúc. Việc số hoá giải quyết tắc nghẽn truy cập tài liệu vật lý và tăng hiệu suất làm việc.
• Tài liệu cần khai thác phân tán và tức thời: Tài liệu được khai thác bởi người dùng ở các cơ quan cách xa nhau về mặt địa lý, không thuận tiện để gửi văn bản giấy, hoặc tài liệu cần lưu chuyển, trao đổi ngay lập tức, trong thời gian ngắn để xử lý nghiệp vụ.

3.1.3. Ưu tiên dựa trên rủi ro vật lý (Physical Risk)

Tiêu chí này nhằm bảo vệ tài liệu gốc khỏi nguy cơ bị hư hỏng vĩnh viễn:

• Tài liệu có nguy cơ hỏng, bị huỷ hoại: Tài liệu có tình trạng vật lý kém, hoặc tài liệu có giá trị cần được bảo vệ khỏi hư hại xảy ra trong quá trình khai thác. Việc số hoá tạo bản sao để truy cập, bảo vệ bản giấy khỏi việc truy cập trực tiếp.
• Tài liệu khổ lớn, kích thước lớn: Tài liệu có khổ lớn, kích thước lớn, khó khăn trong việc truy cập và sử dụng bản giấy nhưng có nhu cầu sử dụng cao. Việc số hoá giúp chuẩn hoá và dễ dàng khai thác trên môi trường số.

Để giải quyết vấn đề khối lượng tài liệu lịch sử lớn, các cơ quan cần xác định một điểm mốc thời gian cố định theo năng lực và nguồn lực, số hoá triệt để các văn bản từ mốc đó trở đi, sau đó số hoá lùi dần về quá khứ theo điều kiện cho phép.

3.2. Nhóm Tài liệu KHÔNG Phù hợp để số hoá (Criteria: Chi phí, Trùng lặp, Chất lượng)

Nhóm tài liệu này, mặc dù có thể nằm trong kho lưu trữ, nhưng không nên được đưa vào danh sách ưu tiên số hoá do chi phí quá cao so với lợi ích, tính trùng lặp, hoặc không còn giá trị khai thác. Việc loại trừ nhóm này là cần thiết để tối ưu hóa nguồn lực.

3.2.1. Tài liệu đã tồn tại dạng điện tử hoặc không còn giá trị

• Tài liệu đã tạo lập điện tử (Born Digital): Tài liệu đã tạo lập thành văn bản điện tử ngay từ khi khởi tạo và có chữ ký số không cần thiết phải số hoá ngược từ bản giấy in ra. Thay vào đó, cần ưu tiên chuyển đổi bản điện tử này sang định dạng bảo quản điện tử phù hợp (ví dụ: PDF/A) và quản lý bằng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS).
• Tài liệu hết giá trị khai thác: Tài liệu hết thời gian lưu trữ, hết thời gian bảo quản, hoặc tài liệu có thời gian lưu giữ ngắn, sử dụng tạm thời, chỉ dùng một lần. Số hoá các tài liệu này là lãng phí nguồn lực.

3.2.2. Tài liệu có mật độ thông tin thấp và trùng lặp

• Tài liệu trùng lặp: Tài liệu trùng lặp với tài liệu đã được số hoá hoặc đã có dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương. Cần có cơ chế kiểm tra tính trùng lặp trước khi thực hiện số hoá.
• Tài liệu không chính thức hoặc thông tin thấp: Tài liệu có mật độ thông tin thấp hoặc không chính thức như phiếu chuyển, bản dự thảo, bản nháp, hoặc các tài liệu mang tính chất nội bộ, không có giá trị chứng cứ pháp lý.

3.2.3. Tài liệu có rủi ro và chi phí số hoá cao

• Rủi ro hỏng tài liệu gốc: Tài liệu hư hỏng nặng, mục nát, mất tính toàn vẹn nếu thực hiện số hoá, hoặc tài liệu có giá trị bản gốc (ví dụ: dấu ấn, con triện, màu sắc đặc biệt) nếu số hoá sẽ làm hỏng, mất nguyên trạng bản gốc. Trong những trường hợp này, cần cân nhắc phương án bảo tồn vật lý chuyên sâu thay vì số hoá, hoặc sử dụng thiết bị, quy trình đặc biệt.
• Chi phí quá cao so với lợi ích: Tài liệu nếu số hoá đòi hỏi chi phí quá cao (ví dụ: phải thuê chuyên gia, máy móc đặc chủng) so với lợi ích khai thác bằng bản số mang lại. Việc này cần được xác định bằng một nghiên cứu chi phí - lợi ích (Cost-Benefit Analysis) trước khi triển khai.

3.3. Nhóm Tài liệu HẠN CHẾ Số hoá (Criteria: An ninh, Bảo mật, Pháp lý)

Nhóm tài liệu này có giá trị cao nhưng việc số hoá phải được thực hiện trong những điều kiện đặc biệt, hệ thống bảo mật riêng biệt, và tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt về an ninh và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

• Tài liệu bí mật nhà nước: các tài liệu mật hoặc tối mật phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước. Việc số hoá chỉ được thực hiện trong hệ thống mạng nội bộ, độc lập, được bảo mật ở mức độ cao nhất và chỉ được thực hiện khi có văn bản chấp thuận của cấp có thẩm quyền.
• Tài liệu chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Các hồ sơ chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bao gồm thông tin y tế, lý lịch tư pháp, thông tin tài chính cá nhân. Việc số hoá nhóm này cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân (như GDPR của Châu Âu), đảm bảo nguyên tắc Giới hạn Mục đích và Tính Toàn vẹn. Truy cập và khai thác dữ liệu này phải được phân quyền chi tiết, lưu vết đầy đủ và chỉ phục vụ mục đích đã được pháp luật cho phép.

Khung tiêu chí ba nhóm này cung cấp một bộ công cụ toàn diện, giúp các cơ quan nhà nước tại Việt Nam không chỉ biết nên số hoá cái gì (Nhóm Ưu tiên) mà còn biết nên tránh số hoá cái gì (Nhóm Không Phù hợp) và cần phải số hoá như thế nào (Nhóm Hạn Chế).

Kết luận

Lựa chọn tài liệu ưu tiên số hoá là một nhiệm vụ chiến lược, đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn về lưu trữ, quản trị dữ liệu và mục tiêu phát triển Chính phủ số. Khung tiêu chí ba nhóm (Ưu tiên, Không Phù hợp, Hạn Chế) được đề xuất trong nghiên cứu này, dựa trên sự tổng hợp kinh nghiệm quốc tế và quy định trong nước, cung cấp một phương pháp luận toàn diện, giúp các cơ quan nhà nước tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.

Việc áp dụng Ma trận Ưu tiên Quốc gia, tập trung vào tài liệu có giá trị vĩnh viễn, tần suất khai thác cao và trực tiếp phục vụ TTHC, sẽ đảm bảo rằng hoạt động số hoá tại Việt Nam không chỉ là một quá trình kỹ thuật mà là một sự đầu tư chiến lược, tạo ra nguồn tài sản dữ liệu khổng lồ, sạch và có tính liên thông cao, làm nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số quốc gia.

Nguyễn Trọng Khánh

Tài liệu tham khảo

1. Thông tư số 05/2025/TT-BNV (Nội dung chi tiết về việc lựa chọn tài liệu lưu trữ số hoá).
2. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử (Cơ sở pháp lý cho TTHC điện tử).
3. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (Cơ sở pháp lý cho tài liệu lưu trữ).
4. Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước (Quy định về Tài liệu Mật).
5. Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (Quy định về Dữ liệu Nhạy cảm).
6. National Archives and Records Administration (NARA), USA. Digitization Prioritization Guidance and Standards. (Kinh nghiệm Hoa Kỳ).
7. The National Archives (TNA), UK. Guidance on Digital Archiving and Selection Criteria. (Kinh nghiệm Vương quốc Anh).
8. Singapore Government Technology Agency (GovTech). Digital Government Blueprint and Data Sharing Strategy. (Kinh nghiệm Singapore).
9. Quyết định số 942/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.
10. Tài liệu hướng dẫn số hoá của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Thông tin về tài liệu không phù hợp/hạn chế).
11. NISO. A Framework for Building Effective Digital Collections (Nguyên tắc NISO về xây dựng bộ sưu tập số).
12. (Bổ sung các tài liệu chuyên ngành khác được sử dụng trong quá trình triển khai chi tiết).