PHẦN 1. MỞ ĐẦU

1. Bối cảnh chung

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, hoạt động mua sắm công ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản trị tài chính công và thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội của mỗi quốc gia. Theo nhiều nghiên cứu quốc tế, mua sắm công thường chiếm từ 10–20% GDP ở hầu hết các quốc gia, do đó hiệu quả của hoạt động này có tác động trực tiếp đến tính bền vững của ngân sách nhà nước, mức độ minh bạch của khu vực công và niềm tin của xã hội đối với chính quyền.

Tuy nhiên, trong thời gian dài, hoạt động mua sắm công chủ yếu được thực hiện theo phương thức truyền thống dựa trên hồ sơ giấy, quy trình thủ công và sự tham gia trực tiếp của các bên liên quan. Phương thức này bộc lộ nhiều hạn chế như chi phí giao dịch cao, thời gian thực hiện kéo dài, khả năng tiếp cận thông tin hạn chế, mức độ minh bạch chưa cao và tiềm ẩn nguy cơ tiêu cực, tham nhũng trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Trong bối cảnh đó, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, internet và các nền tảng số, đấu thầu điện tử (e-Procurement) đã hình thành và từng bước trở thành xu hướng tất yếu trong cải cách mua sắm công tại nhiều quốc gia trên thế giới.

2. Sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu cải cách mua sắm công

Hoạt động mua sắm (procurement), vốn được xem là một trung tâm chi phí quan trọng, đang trải qua một cuộc chuyển mình mạnh mẽ. Các tổ chức quốc tế như Ngân hàng Thế giới, OECD và Liên Hợp Quốc đều nhấn mạnh rằng mua sắm công không chỉ là hoạt động hành chính – tài chính thuần túy, mà là công cụ chính sách quan trọng để:

- Nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước;

- Thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh và mở rộng cơ hội tiếp cận thị trường cho doanh nghiệp;

- Phòng, chống tham nhũng và lợi ích nhóm;

- Hỗ trợ các mục tiêu phát triển bền vững và đổi mới sáng tạo.

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang định hình lại mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để duy trì lợi thế cạnh tranh. Với các công nghệ cốt lõi như internet băng rộng, điện toán đám mây, dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo, đã tạo nền tảng kỹ thuật cho việc số hóa toàn bộ quy trình mua sắm công.

Song song với đó, yêu cầu cải cách khu vực công, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và tăng cường minh bạch, trách nhiệm giải trình ngày càng trở nên cấp thiết. Trong bối cảnh đó, e-Procurement , hay Mua sắm điện tử được xem là giải pháp trung tâm nhằm hiện đại hóa hệ thống mua sắm công, tận dụng lợi thế của công nghệ số để khắc phục những hạn chế của phương thức truyền thống.

PHẦN 1. NỘI DUNG

1. Định nghĩa và khái niệm cơ bản

E-procurement, hay còn gọi là mua sắm điện tử, là quá trình sử dụng các nền tảng kỹ thuật số và công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp (B2B) hoặc giữa chính phủ và nhà cung cấp. Khái niệm này đã phát triển từ những năm 1990 với sự ra đời của internet, nhưng đến năm 2025, nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số hậu đại dịch COVID-19. Theo định nghĩa từ các nguồn uy tín, e-procurement bao gồm việc sử dụng công cụ như hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), đám mây (cloud), phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý toàn bộ quy trình từ tìm kiếm nhà cung cấp đến thanh toán.

Quy trình e-procurement thường bao gồm các giai đoạn chính: lựa chọn nhà cung cấp (e-sourcing), đàm phán hợp đồng (e-tendering), đặt hàng (e-ordering), quản lý nhà cung cấp (supplier management) và thanh toán (e-invoicing). Ví dụ, trong e-sourcing, các nền tảng sử dụng AI để phân tích khả năng nhà cung cấp và xu hướng thị trường, thay vì quy trình thủ công truyền thống. Để minh họa, dưới đây là sơ đồ quy trình e-procurement điển hình:

So với mua sắm truyền thống dựa trên giấy tờ và giao tiếp thủ công, e-procurement giảm thời gian xử lý từ hàng tuần xuống chỉ vài ngày, đồng thời tăng tính minh bạch và giảm lỗi con người. Trong lĩnh vực công, e-procurement còn được gọi là digital public procurement, giúp chính phủ tiết kiệm hàng tỷ đô la và chống tham nhũng.

2. Lợi ích của e-Procurement

E-procurement mang lại nhiều lợi ích kinh tế, hoạt động và chiến lược, đặc biệt trong năm 2025 khi công nghệ AI và blockchain được tích hợp rộng rãi. Đầu tiên, tiết kiệm chi phí là lợi ích nổi bật nhất. Các hệ thống tự động hóa giúp giảm chi phí xử lý đơn hàng lên đến 20-30%, bằng cách loại bỏ giấy tờ, giảm lỗi và tối ưu hóa đàm phán giá qua đấu thầu điện tử (e-auction). Ví dụ, các nền tảng như Amazon Business cho phép so sánh giá cạnh tranh và tích hợp với hệ thống hiện có, dẫn đến ROI nhanh chóng.

Thứ hai, tăng hiệu quả và tốc độ. Quy trình tự động hóa giúp rút ngắn thời gian từ yêu cầu đến giao hàng, giảm lỗi nhập liệu và cho phép theo dõi thời gian thực. Theo nghiên cứu, thời gian xử lý đơn hàng giảm từ 30 ngày xuống 15 ngày ở các tổ chức áp dụng e-procurement. Hơn nữa, tích hợp với ERP và phần mềm kế toán giúp loại bỏ dữ liệu trùng lặp, tăng năng suất lên 15-25%.

Thứ ba, cải thiện minh bạch và tuân thủ. E-procurement cung cấp dữ liệu chi tiêu rõ ràng, giúp phát hiện chi tiêu không tuân thủ (maverick spending) và giảm tham nhũng. Trong lĩnh vực công, nó có thể tiết kiệm 10 tỷ USD/năm với chi phí chỉ 76 triệu USD, theo nghiên cứu của Cambridge University Press. Các công cụ phân tích dữ liệu giúp theo dõi KPI và đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý.

Thứ tư, tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp. Các nền tảng hỗ trợ giao tiếp tốt hơn, đánh giá hiệu suất và hợp tác, dẫn đến hợp đồng tốt hơn và giảm rủi ro chuỗi cung ứng. Cuối cùng, khả năng mở rộng và linh hoạt. Các giải pháp đám mây cho phép doanh nghiệp mở rộng mà không cần đầu tư lớn, phù hợp với tăng trưởng nhanh chóng.

3. Thách thức và giải pháp

Mặc dù có nhiều lợi ích, e-procurement vẫn đối mặt với các thách thức lớn vào năm 2025. Đầu tiên, quản lý thay đổi và kháng cự từ nhân viên. Nhiều tổ chức gặp khó khăn khi chuyển từ quy trình thủ công sang kỹ thuật số, do thiếu đào tạo và quen thuộc với hệ thống cũ. Giải pháp: Đầu tư vào đào tạo, giao tiếp lợi ích rõ ràng và hỗ trợ chuyển tiếp dần dần.

Thứ hai, tích hợp hệ thống. Việc kết nối e-procurement với ERP hoặc hệ thống cũ có thể phức tạp và tốn kém. Giải pháp: Chọn nền tảng đám mây linh hoạt với API mở, và hợp tác với nhà cung cấp có hỗ trợ triển khai.

Thứ ba, an ninh dữ liệu và rủi ro mạng. Với việc số hóa, rủi ro hack và lộ dữ liệu tăng, đặc biệt trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, các vụ breach như Sisense 2024 nhấn mạnh nhu cầu mã hóa và kiểm toán định kỳ. Giải pháp: Áp dụng blockchain cho tính minh bạch và an ninh, cùng với quy trình quản lý rủi ro bên thứ ba.

Thứ tư, quản lý hợp đồng và tùy chỉnh. Tùy chỉnh quá mức có thể làm hệ thống phức tạp và đắt đỏ. Giải pháp: Chọn hệ thống đơn giản, linh hoạt và lập kế hoạch chuyển tiếp chiến lược.

Thứ năm, rủi ro môi trường và ngữ cảnh. Ở các nước đang phát triển, thiếu cơ sở hạ tầng kỹ thuật số và quy định không đồng đều là rào cản. Giải pháp: Đào tạo liên tục và đầu tư vào hạ tầng. Ngoài ra, bất ổn địa chính trị và lạm phát làm tăng áp lực chi phí.

4. Xu hướng năm 2025

Năm 2025 chứng kiến sự bùng nổ của AI và tự động hóa trong e-procurement. Xu hướng chính bao gồm AI-driven automation, giúp dự đoán xu hướng thị trường và tự động hóa đấu thầu. Blockchain đảm bảo tính minh bạch và chống giả mạo. Cloud-based solutions tăng tính linh hoạt, trong khi tuân thủ và bền vững trở thành ưu tiên. Dự báo, chi tiêu cho nền tảng e-sourcing tăng 14% hàng năm. Ngoài ra, tích hợp GenAI cho quyết định chiến lược và quản lý rủi ro.

5. Ví dụ quốc tế và trường hợp

a) Hàn Quốc: KONEPS (Korea ON-line E-Procurement System)

Đây là mô hình e-procurement công thành công nhất thế giới, được OECD và World Bank công nhận là "best practice". Ra mắt năm 2002, do Public Procurement Service (PPS) quản lý.

Đặc điểm chính: Hệ thống tích hợp toàn bộ quy trình (đăng ký, đấu thầu, hợp đồng, thanh toán). Một lần đăng ký cho nhà thầu tham gia tất cả gói thầu công. Tích hợp dữ liệu với các cơ quan nhà nước, giảm giấy tờ.

Thành tựu: Xử lý hơn 70-80% tổng mua sắm công (hàng trăm tỷ USD/năm). Tiết kiệm hàng nghìn tỷ won, tăng minh bạch, giảm tham nhũng. Năm 2025, phiên bản Next-generation KONEPS tích hợp thêm AI và 25 nền tảng khác.

Lợi ích: SMEs chiếm đa số hợp đồng, kích thích thương mại điện tử tư nhân.

b) Estonia: X-Road (Nền tảng trao đổi dữ liệu cho e-Government, hỗ trợ e-Procurement)

Estonia dẫn đầu thế giới về chính phủ số, với X-Road là lớp trao đổi dữ liệu an toàn kết nối hàng trăm cơ sở dữ liệu công và tư.

Đặc điểm chính: Không lưu trữ dữ liệu trung tâm, mà trao đổi trực tiếp qua mã hóa end-to-end. Hỗ trợ e-procurement qua Public Procurement Register (riigihanked.riik.ee), tích hợp với X-Road để tự động hóa thông tin nhà thầu, hợp đồng.

Thành tựu: 99% dịch vụ công trực tuyến. Tiết kiệm thời gian, chi phí; minh bạch cao. Được liên kết xuyên biên giới với Phần Lan.

Lợi ích: Giảm lỗi, tăng tốc độ đấu thầu; mô hình mở nguồn (open source) được nhiều nước áp dụng.

c) Liên minh Châu Âu (EU): TED (Tenders Electronic Daily)

TED là cổng thông tin đấu thầu công chính thức của EU, bổ sung cho Official Journal of the EU.

Đặc điểm chính: Công bố tất cả thông báo đấu thầu công giá trị cao từ 27 nước thành viên, EEA và các nước khác. Hỗ trợ eNotices, eSubmission; sử dụng chuẩn eForms.

Thành tựu: Hàng năm công bố hơn 800.000 thông báo (khoảng 420 tỷ EUR). Tăng cạnh tranh xuyên biên giới, minh bạch.

Lợi ích: Nhà thầu dễ dàng tìm kiếm, tham gia đấu thầu toàn EU.

Trong lĩnh vực công, Estonia và Hàn Quốc dẫn đầu với hệ thống mua sắm công.

6. Đấu thầu điện tử ở Việt Nam

e-Procurement (mua sắm điện tử công, hay đấu thầu qua mạng) ở Việt Nam chủ yếu tập trung vào lĩnh vực mua sắm công, được quản lý bởi Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, do Bộ Tài chính chủ quản. Địa chỉ truy cập chính thức: https://muasamcong.mpi.gov.vn.

Hệ thống này là nền tảng e-GP (electronic Government Procurement) quốc gia, nhằm số hóa toàn bộ quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư cho các gói thầu sử dụng ngân sách nhà nước, tăng cường minh bạch, giảm tham nhũng và tiết kiệm chi phí.

Quá trình hình thành và phát triển:

Giai đoạn thử nghiệm: Bắt đầu thử nghiệm từ khoảng 2011-2015, hợp tác với Hàn Quốc (học hỏi từ hệ thống KONEPS).

Giai đoạn Triển khai rộng: Hệ thống cũ hoạt động đến 2023, sau đó chuyển sang phiên bản mới (e-GP v2.0).

Mốc quan trọng: Luật Đấu thầu 2023 (số 22/2023/QH15, hiệu lực từ 01/01/2024) quy định bắt buộc đấu thầu qua mạng.

Từ 01/01/2025: Áp dụng bắt buộc đấu thầu qua mạng cho tất cả gói thầu (trừ một số trường hợp đặc biệt như đấu thầu quốc tế hai giai đoạn, chỉ định thầu khẩn cấp, theo Điều 50 Luật Đấu thầu 2023).

Các chức năng chính đến thời điểm hiện tại:

Hệ thống đã thực hiện nâng cấp chức năng đáp ứng các quy định theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và Thông tư số 79/2025/TT-BTC cùng các văn bản hướng dẫn liên quan, trong đó có các chức năng nổi bật:

- Hệ thống đã hoàn tất số hóa hầu hết quy trình đấu thầu, bao gồm:

- Bảo lãnh điện tử (từ 05/12/2024, thay thế dần bảo lãnh giấy).

- Hợp đồng điện tử.

- Đấu thầu gói thầu hỗn hợp (EPC, PC, EC, EP).

- Đấu thầu mượn thiết bị y tế trực tuyến.

- Kết nối liên thông với Kho bạc Nhà nước (từ 05/05/2025).

7. Kết luận

E-procurement là công cụ mạnh mẽ cho chuyển đổi số, mang lại tiết kiệm và hiệu quả, nhưng đòi hỏi vượt qua thách thức về công nghệ và con người. Năm 2025, với AI và blockchain, nó sẽ tiếp tục phát triển, giúp doanh nghiệp và chính phủ cạnh tranh hơn. Việt Nam có thể học hỏi để cải thiện mua sắm công, đặc biệt trong bối cảnh Luật đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023, được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 57/2024/QH15 ngày 29/11/2024, Luật số 90/2025/QH15 ngày 25/6/2025.

Đỗ Thị Thảo Hiền