Sự phát triển của Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) và khoa học dữ liệu đã thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định, đặc biệt trong bối cảnh bất định như thiên tai hoặc đại dịch (ví dụ, Covid-19 và khủng hoảng Ebola 2014). Ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả chính sách, cải thiện hiệu suất và xây dựng niềm tin của công chúng thông qua các quyết định chính xác và đáng tin cậy.

Mặc dù ra quyết định dựa trên dữ liệu có nhiều lợi ích, việc áp dụng dữ liệu hiệu quả vẫn là một thách thức, đặc biệt trong giáo dục và chính phủ. Các quan chức phải đối mặt với dữ liệu lớn, phức tạp, và cần chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức để ra quyết định. Công nghệ thông tin hỗ trợ quá trình này thông qua các công cụ và ứng dụng phù hợp, nhưng vẫn cần đánh giá mức độ hiệu quả của các giải pháp công nghệ trong việc giúp quan chức quản lý và sử dụng dữ liệu cho việc ra quyết định.  Bài báo này sẽ tổng hợp và giới thiệu một số kết quả nghiên cứu của tác giả Djoko Sigit Sayogo và Sri Budi Cantika Yuli đại học University of Muhammadiyah Malang, Indonesia để làm cơ sở tham khảo học tập kinh nghiệm.

Tại Indonesia, quy trình hoạch định chính sách và ra quyết định chiến lược ở cấp Quận được chuẩn hóa theo Luật số 12 năm 2011, yêu cầu các giai đoạn chuẩn bị, lập kế hoạch, thiết kế và thảo luận tại Hội đồng đại diện nhân dân. Tuy nhiên, việc ra quyết định thường bị chi phối bởi lợi ích và trực giác, thay vì dựa trên phân tích dữ liệu toàn diện, dẫn đến các chính sách kém hiệu quả.

Gần đây, các nỗ lực quốc gia và địa phương đã thúc đẩy việc sử dụng phân tích dữ liệu, bao gồm ban hành các quy định pháp lý như Quy định của Tổng thống số 39 năm 2019 và Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân (2022). Chính quyền tỉnh và doanh nghiệp nhà nước cũng áp dụng dữ liệu trong quản lý, ví dụ, sử dụng phân tích dữ liệu thời gian thực để giải quyết vấn đề giao thông.

Mặc dù các nỗ lực thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu tại cấp quốc gia và tỉnh ở Indonesia đang gia tăng, việc áp dụng dữ liệu trong ra quyết định tại cấp chính quyền địa phương vẫn chưa được nghiên cứu đầy đủ. Vì vậy, bài này giới thiệu kết quả nghiên cứu về xác định các yếu tố ảnh hưởng đến xu hướng sử dụng dữ liệu của viên chức địa phương; phác thảo các thành phần cần thiết để áp dụng hiệu quả ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Các khối xây dựng của Quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu

Áp lực sử dụng dữ liệu trong ra quyết định nhằm đáp ứng trách nhiệm giải trình đã thúc đẩy chính phủ áp dụng cách tiếp cận dựa trên dữ liệu, đòi hỏi năng lực, công cụ phù hợp, và thay đổi văn hóa tổ chức. Việc chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức thông qua chuỗi sáu giai đoạn (thu thập, tổ chức, tóm tắt, phân tích, tổng hợp, ưu tiên) là yếu tố then chốt. Tuy nhiên, chất lượng dữ liệu, sự phức tạp nhận thức, và khả năng của công nghệ đều ảnh hưởng đến hiệu quả ra quyết định.

Ngoài ra, văn hóa tổ chức, bối cảnh thể chế, lãnh đạo, và quy định pháp lý đóng vai trò quan trọng. Văn hóa và quy định có thể hỗ trợ hoặc cản trở việc sử dụng dữ liệu. Các yếu tố như quyền riêng tư và tính bảo mật dữ liệu cũng ảnh hưởng đến tính hợp pháp và độ tin cậy của quá trình dựa trên dữ liệu. Do đó, sự thay đổi tổ chức và quản lý tốt là cần thiết để áp dụng hiệu quả ra quyết định dựa trên dữ liệu trong khu vực công.

Chính phủ số cấp tỉnh ở Regency Bojonegoro

Quy trình hoạch định chính sách và quyết định tại Indonesia được chuẩn hóa thông qua Luật số 12 năm 2011, yêu cầu các địa phương tuân thủ quy trình chuẩn bị, lập kế hoạch, thiết kế, và thảo luận tại Hội đồng đại diện nhân dân. Mặc dù có khác biệt văn hóa địa phương, sự sáng tạo và tiến bộ của từng huyện đóng vai trò quyết định trong việc thực hiện chính sách.

Huyện Bojonegoro là một trong những huyện tiên phong trong việc sử dụng CNTT để cải thiện quản lý và dịch vụ công. Từ năm 2008, huyện áp dụng chính phủ mở, bắt đầu với chương trình "Sobo Pendopo" và đài phát thanh "Radio Malowati Madani" để thúc đẩy minh bạch và tương tác chính phủ-công dân.

Vào năm 2014, Bojonegoro triển khai hai ứng dụng CNTT (SIAP và LAPOR!) giúp người dân gửi ý kiến, phản hồi, và khiếu nại trực tuyến hoặc qua SMS. Các cơ quan địa phương phải phản hồi trong vòng 5 ngày. Với mức độ tương tác cao (70-300 khiếu nại mỗi tháng), chính quyền mở rộng ứng dụng đến các làng và triển khai chương trình "thăm làng" để nâng cao sự tham gia của người dân và mở rộng chính quyền mở.

Huyện Bojonegoro là địa phương đầu tiên ở Indonesia tham gia phong trào Đối tác Chính phủ Mở vào năm 2011 và đã giành được nhiều giải thưởng Thành phố Thông minh từ năm 2017 đến nay. Huyện nằm trong số 25 thành phố/huyện tiên phong thực hiện chương trình "Phong trào 100 thành phố thông minh" do Chính phủ quốc gia khởi xướng năm 2017.

Bojonegoro đã nhận các giải thưởng nổi bật:

• 2019: Xã hội thông minh tốt nhất.
• 2020: Người thông minh.
• 2021: Quản trị thông minh.
• 2022: Kinh tế thông minh.

Quy định số 13 năm 2020 đã tạo nền tảng pháp lý cho các nỗ lực phát triển thành phố thông minh tại huyện. Quy hoạch tổng thể Thành phố Thông minh Bojonegoro giai đoạn 2019-2023 tập trung vào bốn lĩnh vực:

• Chính sách và quản trị.
• Cơ sở hạ tầng.
• Phần mềm và ứng dụng hỗ trợ.
• Phổ biến kiến thức về thành phố thông minh.

Trong kế hoạch tổng thể Thành phố Thông minh Bojonegoro, mục tiêu đầu tiên là xây dựng con người thông minh nhằm tạo ra hệ sinh thái xã hội - kỹ thuật thúc đẩy xã hội nhân văn, năng động và trình độ hiểu biết kỹ thuật số cao. Các mục tiêu bao gồm xây dựng một cộng đồng năng suất, giao tiếp và tương tác hiệu quả.

Các chương trình chiến lược cụ thể gồm:

- Cải thiện hệ thống quản lý, bảo quản tài liệu và lưu trữ khu vực.

- Tăng cường cơ chế tham gia và tham vấn công chúng ở cấp huyện và làng.

- Cải thiện dịch vụ giáo dục thông qua phát triển thư viện điện tử và học tập.

- Nâng cao năng lực hiểu biết kỹ thuật số của công dân.

- Thúc đẩy sử dụng mạng xã hội một cách thông minh, lành mạnh và không phân biệt đối xử.

Bojonegoro không ngừng cải thiện công tác quản lý và điều hành để hỗ trợ một thành phố thông minh hiệu quả. Mỗi cơ quan và văn phòng xây dựng quy trình vận hành chuẩn (SOP) về việc sử dụng CNTT, bao gồm:

- Chính sách sử dụng máy tính văn phòng và truy cập internet.

- Chính sách sử dụng email chính thức của chính quyền địa phương.

- Chính sách bảo mật mạng và máy tính.

- Chính sách chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan.

- Chính sách quản lý trang web của các cơ quan.

- Chính sách xử lý khiếu nại và dịch vụ công qua CNTT.

- Chính sách sao lưu dữ liệu thường xuyên.

- Chính sách quản lý thay đổi.

Kế hoạch trọng điểm:

- Xây dựng Trung tâm dữ liệu cung cấp dịch vụ lưu trữ, tính toán và phân phối dữ liệu cho các ứng dụng thành phố thông minh.

- Cung cấp đào tạo và chứng nhận nâng cao năng lực công nghệ, nhưng chỉ 1/22 chương trình đào tạo liên quan đến quản lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu.

- Phát triển 75 ứng dụng mới hỗ trợ thành phố thông minh, trong đó chỉ có 3 ứng dụng liên quan đến theo dõi hiệu suất và dự đoán nhu cầu ra quyết định.

Mặc dù có các chính sách hỗ trợ hạ tầng và chia sẻ dữ liệu, việc tích hợp quyết định dựa trên dữ liệu vẫn chưa được chú trọng đúng mức trong kế hoạch tổng thể hiện tại.

Các yếu tố ảnh hưởng xu hướng ra quyết định

Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng bối cảnh thể chế đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến quyết định của các giám đốc điều hành trong việc sử dụng dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định tại các cơ quan chính quyền địa phương. Hai yếu tố chính trong bối cảnh thể chế ảnh hưởng đến việc sử dụng dữ liệu là:

- Áp lực trách nhiệm giải trình: Áp lực này, đặc biệt là áp lực tài chính, được coi là một yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu. Các giám đốc điều hành cho biết việc sử dụng dữ liệu là một chiến lược sinh tồn để bảo vệ họ khỏi những cuộc kiểm toán và phát hiện tiêu cực từ cơ quan thanh tra nội bộ. Họ cũng sử dụng dữ liệu để chứng minh rằng các ngân sách và nguồn lực được phân bổ đúng đắn và tuân thủ các yêu cầu hiệu suất. Một giám đốc điều hành Bộ Thương mại và Doanh nghiệp siêu nhỏ chia sẻ rằng việc sử dụng dữ liệu giúp chứng minh rằng ngân sách đã được phân bổ đúng kế hoạch, theo yêu cầu của các cấp trên và các cơ quan lập pháp.

- Cấu trúc phân cấp và quan liêu: Cấu trúc phân cấp cứng nhắc và văn hóa quan liêu đã ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dữ liệu trong quá trình ra quyết định. Các giám đốc điều hành và quản lý cấp trung đều nhận thức rằng không phải tất cả các quyết định đều phải dựa trên dữ liệu. Họ phải tuân thủ các quyết định từ cấp trên mà không có sự đàm phán. Chính sự tuân thủ này, đặc biệt trong một hệ thống phân cấp mạnh mẽ, khiến việc sử dụng dữ liệu đôi khi không phải là ưu tiên, vì các quyết định có thể được xem là quyền đặc quyền của cấp trên trong hệ thống phân cấp.

Ngoài ra, sự tuân thủ này cũng tạo ra những điều kiện không thuận lợi cho việc áp dụng ra quyết định dựa trên dữ liệu. Cụ thể, nó gây ra một ngắt kết nối giữa các nhà lãnh đạo cấp cao và các nhà quản lý cấp trung, khiến các quản lý cấp trung thiếu sự nhận thức về tầm quan trọng của dữ liệu và không có đủ kỹ năng để hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này làm giảm khả năng thực hiện ra quyết định dựa trên dữ liệu ở tất cả các cấp của chính quyền địa phương.

Mặc dù các nhà lãnh đạo cấp cao nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng dữ liệu chất lượng cao để ra quyết định, nhưng hệ thống phân cấp và văn hóa phục tùng vẫn tạo ra một khoảng cách giữa những người đứng đầu các cơ quan và các nhà quản lý cấp trung, cản trở việc triển khai chiến lược ra quyết định dựa trên dữ liệu trong toàn bộ tổ chức.

Quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu trong Chính quyền địa phương

Các yếu tố của Quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả

- Nhân viên nhiệt tình và nhạy bén

Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng ba phẩm chất quan trọng của nhà quản lý công có thể ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, bao gồm:

+ Tính cách mạnh mẽ: Để vượt qua các chuẩn mực tuân thủ cứng nhắc trong hệ thống phân cấp, các nhà quản lý công cần có tính cách mạnh mẽ. Điều này giúp họ có thể đặt câu hỏi một cách hợp lý và thảo luận vấn đề với cấp trên mà không phải lo sợ bị phạt hay làm mất lòng. Một số người được phỏng vấn nhấn mạnh rằng sự khuất phục hoàn toàn trước yêu cầu từ cấp trên có thể cản trở việc sử dụng dữ liệu, do đó họ cần những người có khả năng đàm phán và có bản lĩnh để áp dụng dữ liệu một cách hiệu quả. Một người phỏng vấn từ Bộ Phúc lợi Xã hội nhấn mạnh rằng kinh nghiệm và trực giác đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định, khi dữ liệu không phải là yếu tố duy nhất.

+ Trực giác và kinh nghiệm: Các nhà quản lý công cũng cho rằng trực giác và kinh nghiệm là cần thiết để sử dụng dữ liệu một cách linh hoạt và khéo léo. Kinh nghiệm trong công việc và hiểu biết về các quy trình, kết hợp với trực giác, giúp họ vượt qua những rào cản của cấu trúc phân cấp và quy trình quan liêu. Một giám đốc từ Bộ Phúc lợi Xã hội cho biết rằng kinh nghiệm giúp họ hỗ trợ dữ liệu và đưa ra quyết định phù hợp với các quy định và thực tiễn đã có.

+ Kỹ năng chính thức: Các kỹ năng chính thức như kiến thức chuyên môn, kỹ năng thống kê và kỹ năng CNTT được cho là rất quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hầu hết những người được phỏng vấn đều cho rằng kiến thức cơ bản về lĩnh vực chuyên môn là rất quan trọng trong việc phân tích dữ liệu, vì mỗi bộ phận có các nhiệm vụ và yêu cầu riêng. Tuy nhiên, kỹ năng thống kê và kỹ năng CNTT được cho là có thể thiếu hụt do thiếu chương trình đào tạo chính thức về các kỹ năng này. Một giám đốc từ Bộ Công nghiệp và Lao động cho biết rằng mặc dù các kỹ năng thống kê rất quan trọng, nhưng bộ của họ không tổ chức đào tạo cho nhân viên về kỹ năng này, và nhân viên thường phải tự học hoặc tham gia các khóa đào tạo bên ngoài.

Do đó, mặc dù hy vọng vào những nhân viên dữ liệu đầy tham vọng có thể không thực tế, nhưng việc có những nhân viên nhiệt tình và hiểu biết về dữ liệu là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu hiệu quả trong quá trình ra quyết định.

Đảm bảo chất lượng và chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức

Kết quả nghiên cứu cho rằng việc chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức là một yếu tố thiết yếu để các nhà quản lý công có thể ra quyết định hiệu quả. Quá trình này đòi hỏi việc đảm bảo chất lượng dữ liệu ngay từ giai đoạn thu thập và tổ chức. Các nhà quản lý công cần phải xác minh và xác thực dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ, điều này rất quan trọng trong việc chuyển dữ liệu thành thông tin hữu ích.

Các yếu tố cần thiết để đảm bảo chất lượng dữ liệu được đề cập trong kết quả phỏng vấn bao gồm:

- Độ tin cậy và tính hợp pháp của nguồn dữ liệu: Các nhà quản lý công phải đảm bảo rằng dữ liệu đến từ các nguồn đáng tin cậy và hợp pháp để có thể sử dụng vào các quyết định quan trọng.

- Tính kịp thời của việc thu thập dữ liệu: Dữ liệu cần phải được thu thập trong khoảng thời gian có liên quan, đảm bảo sự chính xác và độ tin cậy khi đưa vào quá trình ra quyết định.

- Tính chính xác của phương pháp thu thập dữ liệu: Quá trình thu thập dữ liệu phải được thực hiện một cách chính xác để tránh sai sót có thể làm sai lệch kết quả phân tích.

- Tài liệu về các quy trình: Quá trình thu thập và xác thực dữ liệu cần phải có tài liệu rõ ràng, bao gồm các chữ ký, ngày tháng và dấu xác nhận của nguồn dữ liệu để làm chứng từ cho các quyết định sau này.

Dù các yếu tố trên có tầm quan trọng lớn, việc đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu vẫn tiếp tục là một thách thức. Một số cơ quan thực hiện quy trình xác minh lại dữ liệu bằng cách so sánh trực tiếp với thực tế tại hiện trường. Ví dụ, nếu có sự không khớp giữa dữ liệu được cung cấp và thực tế (như tình trạng của một tòa nhà), dữ liệu sẽ không được sử dụng cho các quyết định nếu không được xác nhận lại.

Ngoài ra, sự yêu cầu khớp dữ liệu giữa các cơ quan địa phương và chính quyền trung ương cũng tạo ra một rào cản trong quá trình xác thực. Hệ thống của chính quyền trung ương không chấp nhận dữ liệu nếu không khớp, ngay cả khi dữ liệu thực tế là chính xác. Điều này có thể làm tăng độ phức tạp và chi phí trong việc xác minh dữ liệu tại các cấp địa phương.

Những khó khăn này chỉ ra sự cần thiết phải có một quy trình rõ ràng và hiệu quả hơn trong việc đảm bảo chất lượng dữ liệu, đồng thời giảm thiểu các rào cản giữa các cấp chính quyền trong việc sử dụng dữ liệu chính xác và hợp lệ cho việc ra quyết định.

Kết quả nghiên cứu cho thấy các nhà quản lý công chuyển dữ liệu thành kiến thức qua các bước: thu thập, tổ chức, tóm tắt, phân tích, tổng hợp và ưu tiên dữ liệu. Quá trình bắt đầu bằng việc xác định và thu thập dữ liệu, sau đó phân loại để đảm bảo tổ chức hợp lý. Tiếp theo, dữ liệu được tóm tắt dựa trên các quy định hiện hành và phân tích để đưa ra kết luận. Các bước cuối cùng bao gồm tổng hợp các tập dữ liệu và sử dụng phân tích thống kê hoặc mô phỏng để trích xuất kết luận và xác nhận kế hoạch hành động. Mặc dù thiếu đào tạo về thống kê, các nhà quản lý vẫn sử dụng công cụ và ứng dụng hạn chế để hỗ trợ phân tích. Các nhà quản lý công phụ thuộc vào các công cụ và ứng dụng để hỗ trợ việc thu thập và phân tích dữ liệu. Mặc dù các ứng dụng này giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định, một số vấn đề liên quan đến tính đa dạng và phức tạp của các công cụ này cũng được nêu ra. Nhiều công cụ và ứng dụng có tính năng hạn chế hoặc khó sử dụng, tạo gánh nặng cho nhân viên thực địa, đặc biệt khi phải quản lý nhiều công cụ khác nhau. Các nhà quản lý công mong muốn các ứng dụng dễ hiểu và dễ sử dụng, với các tính năng đơn giản, dễ tiếp cận và có tính linh hoạt.

Ba chức năng quan trọng của các công cụ và ứng dụng được nhận diện từ kết quả phỏng vấn là: (1) tính khả dụng/khả năng tiếp cận, (2) tính linh hoạt và (3) tính đơn giản.

- Văn hóa, Bối cảnh thể chế, Quy tắc và Quy định để định hình Quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả

Kết quả phỏng vấn thực tế chỉ ra rằng việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định hiệu quả phụ thuộc vào ba thành phần chính: (a) chuyển đổi dữ liệu, (b) nhân sự có năng lực và (c) các công cụ/ứng dụng hỗ trợ. Tuy nhiên, quá trình này cũng bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi văn hóa, chuẩn mực, bối cảnh thể chế, và các quy tắc, quy định. Các nhiệm vụ hành chính/hoạt động chủ yếu không dựa trên dữ liệu mà tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và quy định hiện hành. Văn hóa phục tùng và cấu trúc phân cấp nghiêm ngặt tại Indonesia cũng hạn chế việc sử dụng dữ liệu, đặc biệt là ở cấp quản lý trung và thấp.

Ngoài ra, yếu tố chính trị cũng có ảnh hưởng lớn đến việc sử dụng dữ liệu trong quá trình ra quyết định. Chính trị gia đôi khi can thiệp và làm suy yếu các quyết định dựa trên dữ liệu để thúc đẩy chương trình nghị sự của mình, dẫn đến sự thất bại của các nỗ lực sử dụng dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định.

Kết luận

Như vậy, bài tổng hợp này tập trung vào việc hiểu cách chính phủ, đặc biệt là ở các quốc gia đang phát triển, sử dụng dữ liệu để ra quyết định, với trường hợp nghiên cứu tại Quận Bojonegoro, Indonesia. Qua các cuộc phỏng vấn với viên chức chính phủ, nghiên cứu chỉ ra hai yếu tố thể chế quan trọng ảnh hưởng đến việc sử dụng dữ liệu trong quá trình ra quyết định:

- Áp lực giải trình tài chính: Việc tuân thủ yêu cầu giải trình tài chính được xem là yếu tố quan trọng nhất, và việc sử dụng dữ liệu trở thành một chiến lược cần thiết để đáp ứng yêu cầu này.

- Cấu trúc quan liêu phân cấp: Hệ thống phân cấp nghiêm ngặt trong chính quyền Indonesia dẫn đến việc các quyết định được đưa ra từ cấp trên, với sự tuân thủ tuyệt đối của cấp dưới. Văn hóa phục tùng, có nguồn gốc từ chế độ chuyên quyền, củng cố sự tuân thủ này và có thể cản trở việc áp dụng văn hóa sử dụng dữ liệu để ra quyết định.

Ngoài hai yếu tố trên, nghiên cứu cũng chỉ ra ba thành phần cần thiết cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, bao gồm: (1) chuyển đổi dữ liệu chất lượng thành kiến thức, (2) đội ngũ nhân viên nhiệt tình và nhạy bén, và (3) các công cụ/ứng dụng phù hợp. Những thành phần này liên kết với nhau để tạo ra một quá trình ra quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu.

Nguyễn Trọng Khánh

Tài liệu tham khảo:

https://www.albany.edu/news-center/news/2022-case-data-driven-decision-making-government

https://jedem.org/index.php/jedem/article/view/766

https://door.donau-uni.ac.at/detail/o:3834