Theo đó, Quy chế gồm những nội dung chính sau:
- Về Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống
Hệ thống được xây dựng, triển khai và quản lý tập trung, thống nhất.
Vận hành liên tục 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhu cầu giải quyết TTHC của tổ chức,
cá nhân.
Toàn bộ hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và dịch vụ công trực tuyến của tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh phải được nhập, luân chuyển, xử lý và trả kết quả (đối với dịch vụ công trực tuyến toàn trình) qua Hệ thống.
Cập nhật đầy đủ, kịp thời các TTHC, dịch vụ công trực tuyến thuộc các lĩnh vực trên Hệ thống; Công khai, minh bạch tình trạng, tiến độ giải quyết hồ sơ TTHC của từng đơn vị cụ thể lên Hệ thống.
Phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giải quyết TTHC, ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo an toàn thông tin; nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
- Việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống
Phải bảo đảm tuân thủ phiên bản mới nhất của Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Hậu Giang đã được ban hành.
Phải bảo đảm các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 11 và các Điều 12, 14 của Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng.
- Nộp hồ sơ trực tuyến, trả kết quả và thanh toán phí, lệ phí Dịch vụ công trực tuyến toàn trình
Tổ chức, cá nhân điền các mẫu đơn trực tuyến, đính kèm các giấy tờ liên quan (được chứng thực điện tử từ bản chính) và gửi hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống. Cán bộ tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ trực tuyến trên Hệ thống và gửi Phiếu hẹn trả kết quả qua Hệ thống.
Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) trực tuyến qua Hệ thống.
Kết quả được trả trực tuyến qua Hệ thống (bản điện tử) hoặc qua đường
bưu điện (bản giấy).
- Dịch vụ công trực tuyến một phần
Tổ chức, cá nhân điền các mẫu đơn trực tuyến, đính kèm các giấy tờ liên quan (được chứng thực điện tử từ bản chính) và gửi hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống. Cán bộ tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ trực tuyến trên Hệ thống và gửi Phiếu hẹn trả kết quả qua Hệ thống.
Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) trực tuyến qua Hệ thống (nếu có cung cấp) hoặc tại Bộ phận Một cửa.
Kết quả được trả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, trực tuyến qua Hệ thống (bản điện tử) hoặc qua đường bưu điện (bản giấy).
- TTHC chưa được cung cấp dịch vụ công trực tuyến
Cán bộ tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ giấy, quét thành tệp điện tử và nhập vào Hệ thống.
Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) tại bộ phận Một cửa.
Kết quả có thể trả trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.
- Thời gian thụ lý, giải quyết đối với hồ sơ nộp trực tuyến
Thời gian giải quyết được tính từ lúc Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, thời gian thụ lý và giải quyết hồ sơ không được vượt quá thời gian quy định tại bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của từng cơ quan đã được công bố. Trường hợp các dịch vụ công trực tuyến liên quan đến nhiều cơ quan giải quyết, cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan để giải quyết, nhưng phải đảm bảo trả kết quả đúng theo thời gian quy định đã niêm yết công khai. Cơ quan nào giải quyết hồ sơ vượt quá thời gian quy định thì sẽ chịu trách nhiệm về kết quả giải quyết.
Khuyến khích các cơ quan thực hiện đơn giản hóa quy trình TTHC, giảm thời gian xử lý so với thời gian quy định và trả kết quả điện tử trong giải quyết các hồ sơ nộp trực tuyến.
- Về Tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC
+ Hệ thống cho phép tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC theo các cách sau:
Nhập mã Phiếu hẹn trả kết quả vào Hệ thống.
Quét QR được cung cấp trên Phiếu hẹn trả kết quả.
Quét khuôn mặt (Tra cứu AI) nếu đã có đăng ký thông tin khuôn mặt.
+ Tổ chức, cá nhân có thể tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC thông qua chức năng tra cứu trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử
Thời hạn lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử theo thời hạn quy định tại Luật Lưu trữ và các luật chuyên ngành.
Đối với các hồ sơ, giấy tờ được số hóa nhưng không thuộc dữ liệu của các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dịch vụ công của bộ, ngành thì được lưu trữ điện tử tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống.
Việc tổ chức lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.
- Về tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
Tổ chức, cá nhân có quyền gửi phản ánh, kiến nghị liên quan đến việc giải quyết TTHC bằng các hình thức sau:
Qua hộp thư điện tử hoặc chuyên mục Hỏi đáp, chuyên mục phản ánh kiến nghị được công bố trên Hệ thống.
Qua số điện thoại hỗ trợ tiếp nhận phản ánh kiến nghị về giải quyết TTHC được công bố trên Hệ thống.
Qua số điện thoại Tổng đài Zalo “Tiếp nhận phản ánh về cải cách hành chính tỉnh Hậu Giang”: 0939.01.55.99
Qua chức năng Phản ánh hiện trường trên Ứng dụng di động Hậu Giang.
Hoặc gửi văn bản đến cơ quan giải quyết TTHC.
- Xử lý phản ánh, kiến nghị: Đối với phản ánh, kiến nghị về giải quyết TTHC của các tổ chức, cá nhân, trong thời gian quy định kể từ ngày tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, các cơ quan giải quyết TTHC phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan có trách nhiệm thông tin phản hồi cho tổ chức, cá nhân.
Bên cạnh đó, Quy chế cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân như sau:
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
Chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc công khai TTHC và việc triển khai, sử dụng Hệ thống theo đúng quy định.
Giao Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh: giám sát và báo cáo tình trạng giải quyết hồ sơ TTHC của các sở, ban, ngành và các Bộ phận Một cửa các cấp trên địa bàn tỉnh.
Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định, ban hành TTHC của sở, ban, ngành và địa phương trình khi có thay đổi (thêm mới, điều chỉnh, bổ sung, bãi bỏ TTHC) và các quy trình xử lý nội bộ của từng TTHC theo
quy định.
Chủ trì xây dựng bộ câu hỏi, trả lời về những vấn đề thường gặp trong quá trình giải quyết các TTHC, công khai trên Hệ thống và tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Đánh giá, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương tự đánh giá việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, dịch vụ công trực tuyến đảm bảo theo quy định của Trung ương và Quyết định số 766/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Bộ Chỉ số chỉ đạo, điều hành và đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện TTHC, dịch vụ công trực tuyến theo thời gian thực trên môi trường điện tử.
- Sở Thông tin và Truyền thông:
Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện và các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Quy chế này.
Chịu trách nhiệm quản trị, quản lý chung về mặt kỹ thuật đối với Hệ thống; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan đảm bảo các phần mềm hệ thống, hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng tốt cho việc vận hành Hệ thống ổn định 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần; đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và các hệ thống khác được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống.
Hỗ trợ các sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện và các đơn vị có liên quan cập nhật quy trình điện tử của các TTHC dựa trên quy trình nội bộ đã được ban hành.
Thường xuyên rà soát, kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục những sự cố do nguyên nhân kỹ thuật của Hệ thống, thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu; đảm bảo việc tích hợp, liên thông, đồng bộ theo yêu cầu.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan thông tấn, báo chí tăng cường
truyền thông đối với các hoạt động trên Hệ thống.
Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ chức,
cá nhân trong quá trình tương tác, sử dụng Hệ thống; đề xuất các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin để Hệ thống hoạt động thông suốt, hiệu quả.
Chủ trì, lập dự trù kinh phí hàng năm để duy trì vận hành Hệ thống
hoạt động ổn định, thông suốt.
Tổng hợp thông tin, ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị để đề xuất hiệu chỉnh, nâng cấp Hệ thống và bổ sung, sửa đổi kịp thời Quy chế này cho phù hợp với thực tế.
Sở Tài chính: Phối hợp cùng với cơ quan, đơn vị liên quan theo chức năng, nhiệm vụ và khả năng cân đối ngân sách để thực hiện Quyết định này theo đúng quy định.
Sở Nội vụ: Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, đánh giá và chấm điểm chỉ số cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, đơn vị có dựa trên các tiêu chí sử dụng Hệ thống.