Lời nói đầu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, số lượng công dân di chuyển xuyên biên giới tăng mạnh, kéo theo nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính từ xa. Các dịch vụ công truyền thống vốn yêu cầu nộp giấy tờ trực tiếp tại địa phương nay được số hóa, cho phép người dân thực hiện trên môi trường mạng dù đang sinh sống tại bất kỳ quốc gia nào. Các nhóm dịch vụ phổ biến nhất mà hầu hết các nước đã triển khai bao gồm lĩnh vực lãnh sự, hộ tịch, thị thực, thuế, an sinh xã hội và xuất nhập cảnh. Đây là những thủ tục thiết yếu gắn với quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, nên việc mở rộng cung cấp dịch vụ trực tuyến xuyên biên giới đã trở thành yêu cầu khách quan của quản trị nhà nước hiện đại.

1. Các thủ tục có thể thực hiện từ nước ngoài (lãnh sự, hộ tịch, thị thực…)

Riêng trong lĩnh vực lãnh sự, nhiều quốc gia cho phép người dân đang ở nước ngoài đăng ký các thủ tục như cấp lại hộ chiếu, chứng thực giấy tờ, xác nhận quốc tịch, hoặc xin giấy bảo hộ công dân. Các hoạt động vốn đòi hỏi nộp hồ sơ bản giấy hoặc gặp trực tiếp cơ quan đại diện ngoại giao nay được chuyển sang hình thức trực tuyến với quy trình số hóa: đăng nhập qua định danh điện tử, tải tài liệu bản scan, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả qua bưu chính quốc tế hoặc tại nơi cư trú. Điều này không chỉ giảm thời gian đi lại mà còn hỗ trợ người dân trong trường hợp khẩn cấp như mất hộ chiếu, cần thực hiện giấy tờ hỗ trợ pháp lý hoặc bảo hộ công dân trong điều kiện đặc biệt.

Đối với hộ tịch, nhiều nước đã triển khai dịch vụ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, ghi chú ly hôn hoặc thay đổi thông tin hộ tịch cho công dân đang ở nước ngoài. Mô hình này đặc biệt hữu ích cho nhóm lao động di cư, du học sinh và các gia đình sinh sống lâu dài tại nước ngoài. Người dân chỉ cần truy cập cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng lãnh sự điện tử, cung cấp tài liệu chứng minh và ký số. Kết quả hộ tịch được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu tập trung và có thể được cơ quan trong nước tra cứu tức thời, giúp giảm tình trạng nộp lại nhiều lần hoặc yêu cầu bản giấy.

Trong lĩnh vực thị thực và xuất nhập cảnh, dịch vụ công xuyên biên giới đã phát triển nhanh chóng với các hình thức e-visa, gia hạn visa trực tuyến, cấp phép lao động, đăng ký tạm trú và quản lý thông tin người nước ngoài. Các quốc gia như Úc, New Zealand, Singapore hay UAE đã bỏ hoàn toàn thị thực giấy, thay thế bằng thông tin điện tử liên thông giữa sân bay, hãng hàng không và cơ quan quản lý biên giới. Công dân có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận thông báo phê duyệt thông qua email hoặc ứng dụng di động.

Ngoài ra, các thủ tục liên quan đến thuế, an sinh xã hội và kinh doanh xuyên biên giới cũng được cung cấp trực tuyến cho người dân ở nước ngoài. Ví dụ: kê khai thuế từ xa, nhận trợ cấp xã hội, đăng ký kinh doanh quốc tế, cấp giấy phép thương mại hoặc thực hiện nghĩa vụ tài chính. Toàn bộ quá trình được số hóa nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn và khả năng xác thực cao.

Nhìn chung, dịch vụ công xuyên biên giới đã trở thành trụ cột của chính phủ số hiện đại, giúp kết nối chính quyền với công dân dù họ đang sống tại bất kỳ đâu trên thế giới. Mô hình này vừa nâng cao chất lượng phục vụ, vừa củng cố sự gắn kết giữa công dân và nhà nước, đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong quản lý dân cư toàn cầu.

2. Mô hình EU về dịch vụ công xuyên biên giới (Single Digital Gateway)

Liên minh châu Âu (EU) là một trong những khu vực tiên phong triển khai dịch vụ công xuyên biên giới ở quy mô khu vực với mô hình Single Digital Gateway (SDG) – Cổng truy cập số thống nhất cho công dân và doanh nghiệp trong toàn khối. Đây là một trong những sáng kiến quan trọng trong Chiến lược Thị trường Số Chung (Digital Single Market), nhằm đảm bảo bất kỳ ai sống, học tập, làm việc hoặc kinh doanh tại EU đều có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính mà không bị cản trở bởi biên giới quốc gia.

Cốt lõi của Single Digital Gateway là nguyên tắc “only once” – người dân chỉ cần cung cấp thông tin một lần, cơ quan nhà nước các nước thành viên sẽ tự động chia sẻ dữ liệu theo quy định. Điều này loại bỏ việc nộp lặp lại giấy tờ giữa các cơ quan hành chính khác nhau, giảm đáng kể chi phí và thời gian của người dân cũng như doanh nghiệp. Cổng SDG tích hợp hơn 20 nhóm dịch vụ trọng yếu, bao gồm đăng ký xe, bảo hiểm y tế, thuế, công nhận văn bằng, đăng ký kinh doanh, trợ cấp xã hội, giấy phép lao động và các thủ tục cư trú.

Một điểm nổi bật của mô hình này là hệ thống kết nối kỹ thuật xuyên biên giới (Once-Only Technical System – OOTS), cho phép trao đổi dữ liệu chính thức giữa các cơ quan chính phủ thuộc 27 quốc gia thành viên. Khi một công dân cần nộp bằng cấp, thông tin cư trú hoặc giấy tờ nhân thân trong thủ tục ở một nước khác, hệ thống sẽ tự động xác minh dữ liệu với cơ quan gốc mà không yêu cầu người dân tự xin lại giấy tờ. Điều này thể hiện mức độ số hóa và tin cậy rất cao giữa các quốc gia EU, góp phần tạo nên môi trường hành chính liền mạch và minh bạch trên toàn khu vực.

Bên cạnh đó, SDG còn cung cấp các hướng dẫn chi tiết, thông tin chính sách, quy trình thủ tục bằng nhiều ngôn ngữ, đảm bảo mọi người dân EU đều có thể dễ dàng hiểu và thực hiện. Các nền tảng kỹ thuật đều được xây dựng theo chuẩn an toàn thông tin của châu Âu, bảo đảm bảo mật dữ liệu và tuân thủ nghiêm ngặt Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR).

Single Digital Gateway không chỉ là cổng thông tin, mà là hệ thống dịch vụ công xuyên biên giới toàn diện, kết hợp cơ sở dữ liệu, định danh điện tử, chữ ký số, chuẩn an toàn thông tin và mô hình liên thông khu vực. Đây được đánh giá là mô hình tiên tiến nhất thế giới trong việc cung cấp dịch vụ công đa quốc gia, tạo điều kiện cho hàng trăm triệu công dân EU di chuyển, làm việc và kinh doanh thuận lợi trên toàn khối.

3. Cơ hội cho người Việt ở nước ngoài

Trong bối cảnh cộng đồng người Việt ở nước ngoài ngày càng tăng – hiện đã vượt mốc 6 triệu người sinh sống tại hơn 130 quốc gia – việc mở rộng dịch vụ công xuyên biên giới sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, việc số hóa thủ tục hành chính giúp người Việt ở xa quê nhà có thể xử lý các giấy tờ quan trọng mà không cần di chuyển về Việt Nam hoặc đến cơ quan lãnh sự nhiều lần. Đây là cơ hội để giảm thời gian, chi phí và rủi ro trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến hộ tịch, căn cước, hộ chiếu, lý lịch tư pháp hay các giấy tờ chứng nhận học tập – lao động.

Bên cạnh đó, trong bối cảnh tăng cường kết nối kinh tế toàn cầu, dịch vụ công xuyên biên giới hỗ trợ người Việt ở nước ngoài tham gia các hoạt động kinh doanh, khởi nghiệp hoặc đầu tư về nước. Các thủ tục như đăng ký doanh nghiệp, cấp phép thương mại, tra cứu quy hoạch, kê khai thuế hay nộp hồ sơ đầu tư nếu được cung cấp trực tuyến sẽ tạo điều kiện thuận lợi, giảm rào cản pháp lý và thúc đẩy dòng vốn, kiến thức và công nghệ từ cộng đồng Việt kiều. Đây cũng là cách để tận dụng nguồn lực chất lượng cao từ kiều bào, tạo tác động tích cực đối với phát triển kinh tế trong nước.

Đối với nhóm lao động di cư, người Việt đang làm việc ở nước ngoài có thể sử dụng dịch vụ công trực tuyến để quản lý thông tin lao động, đóng – hưởng bảo hiểm xã hội, giải quyết chính sách sau khi về nước, hoặc nhận hỗ trợ lao động trong trường hợp khẩn cấp. Việc quản lý dữ liệu tập trung giúp bảo đảm quyền lợi và minh bạch trong thực hiện chính sách, đồng thời hỗ trợ Nhà nước theo dõi tình hình lao động Việt Nam ở nước ngoài một cách chính xác.

Nhu cầu tiếp cận giáo dục và hộ tịch của gia đình Việt kiều cũng rất lớn. Nếu các dịch vụ như đăng ký khai sinh, chứng thực giấy tờ, ghi chú hộ tịch và đăng ký học tập trực tuyến được hoàn thiện, việc kết nối thế hệ trẻ với quê hương sẽ thuận lợi hơn, tăng cường sự gắn kết giữa cộng đồng Việt kiều với Việt Nam. Ngoài ra, dịch vụ công xuyên biên giới còn mở ra cơ hội lớn trong lĩnh vực xuất nhập cảnh với việc triển khai e-visa, gia hạn thị thực trực tuyến, cấp giấy miễn thị thực tự động, góp phần thúc đẩy du lịch, giao lưu văn hóa và kinh tế.

Cuối cùng, khi dịch vụ công xuyên biên giới được vận hành hiệu quả, cộng đồng người Việt ở nước ngoài sẽ cảm nhận rõ ràng hơn về sự hỗ trợ của Nhà nước. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng phục vụ mà còn củng cố niềm tin, khơi dậy tinh thần hướng về Tổ quốc và tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng “công dân số toàn cầu mang quốc tịch Việt Nam” – một định hướng quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia.

4. Kết luận

Dịch vụ công xuyên biên giới đang trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh di chuyển quốc tế ngày càng phổ biến và nhu cầu xử lý thủ tục hành chính từ xa gia tăng mạnh mẽ. Những thay đổi này không chỉ xuất phát từ yêu cầu thuận tiện của công dân và doanh nghiệp, mà còn từ nỗ lực của các quốc gia trong việc hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ công và tăng cường khả năng quản trị nhà nước trong kỷ nguyên số. Trải nghiệm của các quốc gia phát triển và điển hình như Liên minh châu Âu cho thấy mô hình dịch vụ công xuyên biên giới mang lại nhiều lợi ích: giảm thời gian, giảm chi phí, loại bỏ rào cản không gian, đồng thời tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thông suốt giữa các quốc gia.

Các ví dụ thực tế chứng minh rằng khi dịch vụ công được số hóa toàn diện và kết nối xuyên biên giới, công dân có thể tiếp cận quyền lợi của mình ở bất kỳ đâu, doanh nghiệp có thể mở rộng hoạt động trên thị trường quốc tế mà không gặp rủi ro về thủ tục, và chính phủ có thể quản lý dân cư hiệu quả hơn thông qua dữ liệu chính xác. Đối với người Việt Nam ở nước ngoài, đây là cơ hội để tăng cường kết nối với quê hương, dễ dàng thực hiện các thủ tục hộ tịch – lãnh sự – thị thực – đầu tư – kinh doanh và bảo đảm quyền lợi khi sinh sống, học tập, làm việc tại nước ngoài.

Tuy nhiên, để dịch vụ công xuyên biên giới vận hành hiệu quả, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thể chế, công nghệ, an toàn thông tin và năng lực vận hành của hệ thống công vụ. Dữ liệu cần được chuẩn hóa, liên thông và có cơ chế xác thực mạnh mẽ; quy định pháp lý cần thích ứng với đặc thù giao dịch điện tử toàn cầu; và quan trọng nhất là phải bảo đảm niềm tin của người dân vào tính an toàn, minh bạch và hiệu quả của dịch vụ. Những điều kiện này vừa là thách thức, vừa là cơ hội để Việt Nam tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số hướng tới một nền hành chính hiện đại, linh hoạt và thân thiện với công dân toàn cầu.

5. Bài học cho Việt Nam

Từ các mô hình quốc tế và xu hướng toàn cầu, Việt Nam có thể rút ra nhiều bài học quan trọng nhằm phát triển dịch vụ công xuyên biên giới một cách hiệu quả và bền vững:

Thứ nhất, cần xây dựng khuôn khổ pháp lý đầy đủ cho giao dịch điện tử xuyên biên giới. Đây là điều kiện tiên quyết để công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu, chữ ký số và hồ sơ điện tử được gửi từ nước ngoài. Việt Nam cần từng bước hoàn thiện hành lang pháp lý về định danh số, chứng thực số, chia sẻ dữ liệu và bảo vệ thông tin cá nhân, đồng thời ký kết các thỏa thuận song phương hoặc đa phương để công nhận tiêu chuẩn xác thực với các quốc gia khác.

Thứ hai, tăng cường xây dựng hạ tầng số và cơ sở dữ liệu quốc gia làm nền tảng. Kinh nghiệm của EU với hệ thống OOTS cho thấy muốn dịch vụ công xuyên biên giới thành công phải có cơ sở dữ liệu tập trung, chính xác, liên thông theo chuẩn thống nhất. Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Định danh điện tử, Cơ sở dữ liệu hộ tịch, xuất nhập cảnh, chứng thực và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có khả năng tương tác với hệ thống lãnh sự và các kênh cung cấp dịch vụ ở nước ngoài.

Thứ ba, số hóa toàn bộ quy trình xử lý thủ tục và cắt giảm giấy tờ bản cứng. Nếu quy trình nội bộ còn phụ thuộc vào giấy tờ hoặc yêu cầu đối chiếu bản gốc, việc cung cấp dịch vụ xuyên biên giới sẽ gặp khó khăn. Vì vậy cần cải cách thủ tục hành chính theo hướng “số trước – giấy sau”, ưu tiên tái thiết kế quy trình để phù hợp với môi trường điện tử.

Thứ tư, nâng cao năng lực phục vụ của cơ quan đại diện ngoại giao. Các đại sứ quán và lãnh sự quán cần được trang bị hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, tài khoản định danh công vụ và đội ngũ cán bộ có kỹ năng số để hỗ trợ công dân thực hiện thủ tục từ xa, xử lý hồ sơ điện tử, ký số và trả kết quả theo chuẩn của Chính phủ Việt Nam. Việc đào tạo kỹ năng số cho đội ngũ này là yếu tố then chốt.

Thứ năm, triển khai cổng dịch vụ công dành riêng cho người Việt ở nước ngoài. Đây có thể là một “gateway” tập trung tương tự Single Digital Gateway của EU, nơi kiều bào có thể truy cập tất cả dịch vụ của Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ Kế hoạch và Đầu tư… trên cùng một nền tảng. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin, nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ mà không cần truy cập nhiều cổng khác nhau.

Thứ sáu, bảo đảm an toàn thông tin và niềm tin của người dân. Mọi dịch vụ công xuyên biên giới đều liên quan đến dữ liệu nhạy cảm như hộ tịch, hộ chiếu, giấy tờ nhân thân và tài chính. Vì vậy cần triển khai các chuẩn an ninh mạng tiên tiến, mã hóa dữ liệu, giám sát truy cập, đồng thời truyền thông rõ về cách thức bảo vệ thông tin để tăng sự tin tưởng của cộng đồng người Việt.

Thứ bảy, đẩy mạnh hợp tác quốc tế và các mô hình thử nghiệm. Việt Nam có thể học tập kinh nghiệm của EU, Estonia, Singapore, Hàn Quốc hoặc Úc thông qua hợp tác kỹ thuật, chia sẻ dữ liệu thử nghiệm, chuẩn hóa định danh điện tử hoặc trao đổi chính sách. Các dự án thí điểm (pilot) tại một số quốc gia có đông cộng đồng người Việt như Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Úc… có thể giúp rút kinh nghiệm trước khi mở rộng toàn cầu.

Thứ tám, coi kiều bào là đối tượng ưu tiên trong chuyển đổi số quốc gia. Việc cung cấp dịch vụ công xuyên biên giới cho người Việt ở nước ngoài không chỉ là nhiệm vụ hành chính mà còn là chiến lược gắn kết cộng đồng, nâng cao vị thế quốc gia và tận dụng nguồn lực kiều bào. Dịch vụ thuận tiện sẽ giúp củng cố tinh thần hướng về quê hương, thu hút đầu tư, kết nối trí thức và thúc đẩy ngoại giao nhân dân.

Trần Thị Duyên

Tài liệu kiểm chứng

https://commission.europa.eu/projects/single-digital-gateway_en

https://health.ec.europa.eu/ehealth-digital-health-and-care/digital-health-and-care/electronic-cross-border-health-services_en

https://arxiv.org/abs/2103.15458