Giới thiệu

Chuyển đổi số (Digital Transformation - viết tắt là DX) là quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi tổng thể và toàn diện về cách thức hoạt động và tương tác trong mọi lĩnh vực của xã hội, từ chính phủ, doanh nghiệp đến đời sống người dân. Mục tiêu của chuyển đổi số là tận dụng tiềm năng của công nghệ số hóa để cải thiện hiệu suất công việc, gia tăng giá trị và tạo ra một nền kinh tế số, nâng cao chất lượng cuộc sống và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Trong quá trình chuyển đổi số, các tổ chức cần áp dụng các công nghệ tiên tiến như: Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing), dữ liệu lớn (Big Data) và phân tích dữ liệu (Data Analytics), Business Intelligence (BI) cùng nhiều công nghệ khác. Mục đích là tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản trị tài chính, cải thiện tương tác với khách hàng, tăng trải nghiệm người dùng, và nâng cao năng lực sáng tạo và tính cạnh tranh của tổ chức.

Quá trình chuyển đổi số này tạo ra tác động toàn diện tới nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức, bao gồm: cách thức hoạt động, văn hóa, cơ cấu tổ chức, và mối quan hệ với khách hàng, đối tác, người dân. Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn yêu cầu sự thay đổi quy trình làm việc, đào tạo nhân viên, sự thay đổi tư duy và thái độ làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức. Điều quan trọng cốt lõi của chuyển đổi số là sự thay đổi toàn diện trong cách tổ chức vận hành và tận dụng các cơ hội mà công nghệ số hóa mang lại để đạt được sự tối ưu hóa, tạo ra giá trị mới và duy trì lợi thế cạnh tranh. Chuyển đổi số đang trở thành một yếu tố quan trọng để các tổ chức phát triển trong kỷ nguyên kỹ thuật số, giúp thúc đẩy sự đổi mới, nâng cao năng suất, và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Thực trạng chuyển đổi số hiện nay

Chuyển đổi số hiện nay không còn là tầm nhìn hay mục tiêu dài hạn, mà đã trở thành một quá trình thiết yếu, buộc mọi tổ chức, doanh nghiệp phải tham gia để có thể tồn tại và duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường biến đổi nhanh chóng.

Thực trạng và ví dụ quốc tế

Theo thống kê của Microsoft tại khu vực Châu Á/Thái Bình Dương, trong số 615 doanh nghiệp được nghiên cứu, 44% cho biết đã áp dụng chuyển đổi số thành công.

Estonia được coi là quốc gia hàng đầu về chuyển đổi số, với hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến, bao gồm cả việc bầu cử từ xa.

Singapore nổi tiếng với sáng kiến "Smart Nation", nhấn mạnh vào việc áp dụng công nghệ trong quản lý thành phố, y tế, giao thông và giáo dục.

Hàn Quốc tập trung vào phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông, nâng cao kỹ năng số cho người dân và doanh nghiệp, và thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong công nghệ.

Mục tiêu và định hướng tại Việt Nam

Chuyển đổi số quốc gia là một quá trình đòi hỏi sự tham gia của cả Chính phủ, doanh nghiệp và người dân. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một xã hội số hóa, nâng cao chất lượng cuộc sống, và tạo điều kiện cho sự phát triển kinh tế bền vững.

Tại Việt Nam, Chính phủ đã xây dựng “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, xác định các mục tiêu phát triển về kinh tế số:

+ Đến năm 2025, kinh tế số phải chiếm 20% GDP.

+ Tỷ trọng kinh tế số trong mọi ngành, lĩnh vực phải đạt tối thiểu 10%.

+ Năng suất lao động tăng tối thiểu 7%.

+ Việt Nam nằm trong nhóm 50 nước dẫn đầu về công nghệ thông tin.

Thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay nhận được nhiều sự hỗ trợ từ thị trường và các cơ quan ban ngành của chính phủ, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh và quyết liệt hơn. Giờ đây không còn tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nào nằm ngoài cuộc của quá trình chuyển đổi số, nếu không thực hiện, họ sẽ bị bỏ lại phía sau.

Mục tiêu của chuyển đổi số là gì?

Quá trình chuyển đổi số (Digital Transformation) hướng tới mục tiêu tận dụng công nghệ số để cải thiện, tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tính linh hoạt, nâng cao trải nghiệm khách hàng và nhân viên, đồng thời phát triển các sản phẩm/dịch vụ mới nhằm tăng cường lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Các mục tiêu cụ thể của quá trình chuyển đổi số bao gồm:

Tăng cường hiệu quả và năng suất: Áp dụng công nghệ số hóa giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường hiệu suất và năng suất chung của tổ chức.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Sử dụng các công nghệ số giúp tăng cường tương tác với khách hàng, cải thiện trải nghiệm người dùng, và tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt hơn đáp ứng nhu cầu thị trường.

Khai thác cơ hội mới: Chuyển đổi số cho phép tổ chức tận dụng các cơ hội mới do công nghệ số hóa mang lại, như khai thác dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, hoặc tiếp cận các thị trường mới.

Tăng cường tính cạnh tranh: Chuyển đổi số giúp tăng cường tính cạnh tranh của tổ chức bằng cách nâng cao sự sáng tạo và thúc đẩy đổi mới trong cách thức kinh doanh và cung cấp giá trị cho khách hàng.

Tăng cường độ tin cậy và an toàn: Các giải pháp số hóa thường đi kèm với các biện pháp bảo mật và an toàn thông tin, giúp bảo vệ dữ liệu và thông tin của tổ chức khỏi các mối đe dọa và tấn công mạng.

Thích nghi với thị trường kỹ thuật số: Chuyển đổi số giúp tổ chức thích ứng với xu hướng và thay đổi trong thị trường kỹ thuật số, đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững trong tương lai.

Việc các tổ chức, doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu này sẽ tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường, nâng cao khả năng thành công của doanh nghiệp trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Lợi ích của chuyển đổi số

Chuyển đổi số (Digital Transformation) được xem là xu hướng chiến lược nhằm giảm thiểu thời gian quản lý và tối ưu hóa chi phí. Quá trình chuyển đổi này là tất yếu, xảy ra trong bối cảnh thế giới có sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ và xu hướng mua sắm cùng kỳ vọng của người tiêu dùng thay đổi liên tục.

Nếu các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp (quy mô lớn hay nhỏ) và thậm chí là mỗi cá nhân trong thời đại công nghệ số ngày nay không chủ động chuyển mình để thích nghi, chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau và đối diện với nguy cơ thất bại.

Chính vì vậy, chuyển đổi số sẽ thay đổi tư duy, nhận thức của con người, loại bỏ những cách làm việc lạc hậu để thiết lập một quy trình làm việc nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí dựa trên các công nghệ kỹ thuật số.

Các lợi ích chiến lược từ việc áp dụng chuyển đổi số bao gồm:

+ Đáp ứng kỳ vọng thay đổi của khách hàng

+ Tồn tại trong thị trường cạnh tranh và thay đổi liên tục

+ Phân tích nguồn dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng

+ Nâng cao trải nghiệm nhân viên

+ Loại bỏ rào cản giữa các bộ phận

+ Tăng hiệu suất, giảm chi phí.

- Đáp ứng kỳ vọng thay đổi liên tục của khách hàng

Việc cải tiến công nghệ và các kênh bán hàng giúp người dùng có nhiều hơn sự lựa chọn, nhờ đó nâng cao những kỳ vọng về trải nghiệm họ nhận được. Các công nghệ chuyển đổi số giúp tăng tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp. Chúng góp phần giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng. Chẳng hạn như hoạt động “đi chợ hộ” sau những tác động của dịch bệnh, điều này đã trở nên quen thuộc và thuận tiện hơn với những người bận rộn hoặc không muốn chờ đợi, mất thời gian tại siêu thị.

- Tồn tại trong thị trường cạnh tranh và thay đổi liên tục

Khái niệm chuyển đổi số cũng có vai trò trong việc tăng cường lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức, doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh phức tạp như hiện nay. Trước khi để đối thủ cạnh tranh giành mất vị trí tiên phong, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện quá trình chuyển đổi số để mang tới cho khách hàng những trải nghiệm mới. Khách hàng ngày nay kỳ vọng nhiều hơn vào doanh nghiệp, nhất là các trải nghiệm bằng kỹ thuật số, ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, họ cũng đều có thể sử dụng được.

- Phân tích nguồn dữ liệu

Các tổ chức có thể tận dụng chuyển đổi số để thu thập và truy cập một khối lượng dữ liệu lớn. Nhờ đó có thể phân tích dữ liệu phục vụ cho việc theo dõi thông tin khách hàng, các số liệu cụ thể để có thể đánh giá chính xác, đồng thời tìm ra giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng. Những dữ liệu này hỗ trợ rất nhiều cho các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định và thiết lập kế hoạch.

- Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Khi nhân viên có những trải nghiệm làm việc tốt, năng suất và hiệu quả công việc được tác động rất tích cực. Digital Transformation giúp chuyển đổi quy trình làm việc đơn giản, nhanh gọn, hiện đại và tiết kiệm sức lực hơn. Nhờ đó, công việc được phân công rõ ràng và liền mạch, giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ, hiệu quả.

- Loại bỏ rào cản giữa các bộ phận/ phòng ban

Quá trình chuyển đổi số giúp thông tin được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu. Các bộ phận/ phòng ban trong tổ chức có thể chia sẻ tài liệu, đồng thời giúp họ trao đổi thường xuyên, tối ưu hơn nhờ các công cụ trò chuyện.

- Tăng hiệu suất, giảm chi phí

Quá trình chuyển đổi số có thể tốn nhiều chi phí đối với hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp, nhưng đây là một khoản đầu tư dài hạn mang lại hiệu quả tích cực. Khi bỏ ra một khoản ban đầu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển thông qua quá trình chuyển đổi số.

Song song đó, chuyển đổi số cũng giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc, nhanh chóng hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ. Đặc biệt là những công việc tốn nhiều công sức, thời gian khi được thay thế bằng máy móc thì có thể tăng năng suất, chất lượng cũng như hạn chế tối đa những sai sót.

Có bốn yếu tố quan trọng khi thực hiện chuyển đổi số:

+ Dữ liệu

+ Công nghệ

+ Quy trình trong chuyển đổi số (Digital Transformation)

+ Con người

- Dữ liệu: Trong quá trình chuyển đổi số, tổ chức, doanh nghiệp cần tập trung giải quyết vấn đề tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu.

Trên thực tế, nhiều tổ chức, doanh nghiệp dù sở hữu một lượng lớn dữ liệu nhưng chưa khai thác triệt để ưu thế và tiềm năng của chúng. Ví dụ, các siêu thị có chính sách thẻ thành viên cần phát triển nguồn dữ liệu này một cách tối ưu hơn, như xây dựng một ứng dụng cung cấp những ưu đãi đặc quyền cho từng cá nhân theo nhu cầu mua sắm cụ thể.

Do dữ liệu có thời hạn và mối quan tâm của người tiêu dùng thay đổi theo thời gian, chúng cần được khai thác đúng thời điểm và đúng cách.

Để phát huy tối đa ưu điểm của công nghệ trong cuộc đua chuyển đổi này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống khai thác, quản lý, phân tích dữ liệu nhằm phân biệt rõ:

Dữ liệu cần thiết cho từng hoạt động của các phòng ban (như Sales, Marketing, chăm sóc khách hàng…).

Dữ liệu không còn phù hợp.

Dữ liệu có thể làm cơ sở dự đoán hành vi, sở thích của khách hàng tiềm năng.

Để thực hiện được điều đó, các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống thu thập, kết nối dữ liệu từ nhiều kênh về một nơi duy nhất, thường được gọi là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Hệ thống này cho phép tất cả các phòng ban đều có dữ liệu cần thiết cho quá trình làm việc, đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch.

- Yếu tố công nghệ

Yếu tố công nghệ thường phát triển song song cùng với sự thay đổi nhu cầu trong thị trường, doanh nghiệp từ đó có thể tìm ra những cơ hội tăng trưởng mới. Chẳng hạn như trong nhịp sống hiện đại, khi nhu cầu cần được thỏa mãn ngay mà không phải mất nhiều thời gian, thì ngành bất động sản có thể cho khách hàng trải nghiệm ngôi nhà trong công nghệ thực tế tăng cường AR.

Ngày nay, từ Big data, Internet vạn vật, trí tuệ nhân tạo hay thuật toán đám mây,… doanh nghiệp đều cần phải hiểu rõ để ứng dụng vào doanh nghiệp, xem những công nghệ này mang lại lợi thế gì? Làm cách nào để điều chỉnh công nghệ theo nhu cầu của doanh nghiệp, thị trường, tích hợp các ứng dụng mới vào hệ thống đang có sẽ như thế nào?

- Quy trình chuyển đổi số:

Chuyển đổi số là một cuộc cách mạng hóa về các phương thức hoạt động, làm cách nào để vừa thỏa mãn nhu cầu khách hàng, vừa kết nối các hoạt động trong doanh nghiệp một cách dễ quản lý và theo dõi nhất.

Trên thực tế, chúng ta có thể nhận được những cuộc gọi với cùng một nội dung từ nhiều nhân viên tư vấn của cùng một ngân hàng. Điều này là sự kém tối ưu trong kế hoạch thực thi, cũng là hệ quả khi quản lý thông tin rối ren, chồng chéo. Đây cũng là trải nghiệm gây phiền nhiễu cho khách hàng, khiến họ ngày càng rời xa thương hiệu.

Đặc biệt là ngành dịch vụ, nếu doanh nghiệp muốn vận hành trơn tru thì cần phải có một quy trình chặt chẽ từ lúc mới tiếp nhận thông tin cho đến khi triển khai. Lúc này Inbound Marketing (phương pháp thu hút khách hàng bằng cách tạo ra nội dung và trải nghiệm có giá trị phù hợp với họ) là một lựa chọn phù hợp, dựa trên:

Trải nghiệm cá nhân hóa cho từng đối tượng mục tiêu dựa vào hệ thống quản lý từ dữ liệu CRM.

Quy trình tự động như gửi Email tự động theo nội dung, tần suất được thiết lập sẵn, hoặc tự động chuyển điện thoại đến nhân viên tư vấn phù hợp theo số, tự động remarketing tới khách hàng,…

Phối hợp chặt chẽ các hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng, Sales, Marketing trên cùng một giao diện.

Với các bước quy trình chuyển đổi số này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn nhân lực khỏi những nhiệm vụ nhỏ nhặt, mất thời gian để tập trung cho những công việc quan trọng khác.

- Yếu tố con người: Sau tất cả những yếu tố về công nghệ, hệ thống quản lý, quy trình tự động, dữ liệu, quá trình chuyển đổi số của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố con người như khả năng lãnh đạo, tổ chức, làm việc nhóm, chuyên môn trong 3 lĩnh vực trên. Yếu tố này cũng là lý do vì sao để có thể thay đổi mô hình kinh doanh truyền thống, các tổ chức cần tập trung vào đội ngũ nhân viên.

Mai Xuân Cường