Trường hợp Hàn Quốc: Mô hình e-Cabinet và Chính phủ không giấy tờ tiên phong

Hàn Quốc được xem là một trong những quốc gia tiên phong và thành công nhất trên thế giới trong việc xây dựng Chính phủ không giấy tờ, với hệ thống e-Cabinet đóng vai trò nòng cốt xuyên suốt tiến trình cải cách. e-Cabinet được triển khai từ năm 2003, thời điểm mà nhiều quốc gia còn đang ở giai đoạn sơ khai của chính phủ điện tử, và liên tục được hoàn thiện dựa trên yêu cầu thực tiễn và sự phát triển của công nghệ. Với e-Cabinet, toàn bộ tài liệu phục vụ họp Chính phủ, dự thảo nghị quyết, báo cáo, tờ trình, phiếu biểu quyết và các tài liệu liên quan đều được xử lý hoàn toàn điện tử. Thành viên Chính phủ sử dụng máy tính bảng hoặc thiết bị thông minh để truy cập, theo dõi nội dung hồ sơ, phân tích dữ liệu và biểu quyết trực tuyến, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

Điểm nổi bật nhất của e-Cabinet là mô hình dữ liệu tập trung kết hợp với hệ thống bảo mật đa lớp đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe về an toàn thông tin của Chính phủ Hàn Quốc. Các cấp độ bảo vệ bao gồm mã hóa, xác thực đa yếu tố, phân quyền động và giám sát thời gian thực, bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực và tính chống chối bỏ của văn bản điện tử. Đồng thời, Hàn Quốc xây dựng hệ thống pháp lý đầy đủ, quy định văn bản điện tử có giá trị tương đương bản giấy, đồng thời bắt buộc tất cả bộ ngành sử dụng e-Cabinet như nền tảng xử lý văn bản duy nhất. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp tránh tình trạng “quy trình kép” – vừa xử lý số vừa duy trì quy trình giấy – vốn là rào cản lớn tại nhiều quốc gia.

Việc vận hành e-Cabinet giúp giảm tới hơn 90% thời gian chuẩn bị hồ sơ họp, rút ngắn quy trình trình – duyệt – quyết định, đồng thời tạo ra mức độ minh bạch cao khi toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, trao đổi, thảo luận đều được lưu vết và dễ dàng truy xuất. Hệ thống này đã giúp Chính phủ Hàn Quốc vận hành linh hoạt, dựa trên dữ liệu, qua đó duy trì thứ hạng dẫn đầu trong Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử của Liên Hợp Quốc suốt nhiều năm. Thành công của e-Cabinet là minh chứng rõ rệt cho việc kết hợp chặt chẽ giữa thể chế, công nghệ và quy trình có thể tạo ra bước nhảy vọt về hiệu quả quản trị.

UAE: Chuyển đổi không giấy tờ ở cấp độ quốc gia – từ e-Cabinet đến Paperless Strategy

UAE là trường hợp đặc biệt nổi bật trong chuyển đổi số của Chính phủ nhờ tốc độ nhanh, mức độ bao phủ rộng và cách tiếp cận triệt để. Năm 2018, UAE công bố Chiến lược Paperless Government với mục tiêu loại bỏ hoàn toàn giấy trong toàn bộ hệ thống hành chính công. Đến năm 2021, chỉ sau ba năm, UAE tuyên bố chính thức trở thành “Paperless Government”, không còn sử dụng giấy trong bất kỳ quy trình điều hành nào – một cột mốc mà rất ít quốc gia đạt được.

Hệ thống e-Cabinet là nền tảng điều hành trung tâm của UAE, cho phép thành viên Chính phủ xem xét hồ sơ, thảo luận, phê duyệt chính sách, ban hành quyết định và theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ trên một không gian tích hợp duy nhất. Tất cả tài liệu đều được chuẩn hóa dưới dạng dữ liệu có cấu trúc, kết nối chặt chẽ với cơ sở dữ liệu quốc gia và các nền tảng chia sẻ dữ liệu liên bộ ngành. UAE áp dụng cơ chế bắt buộc mạnh mẽ: không tiếp nhận văn bản giấy, không cho phép duy trì quy trình thủ công, không tồn tại hệ thống song song; toàn bộ cơ quan phải chuyển sang xử lý dữ liệu số 100%. Mọi ngoại lệ đều được kiểm soát chặt chẽ.

Điểm khác biệt nổi bật của UAE là việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào chu trình hoạch định và phê duyệt chính sách thông qua các mô hình phân tích tác động, đánh giá rủi ro, dự báo xu hướng xã hội – kinh tế. AI hỗ trợ rà quét các bất cập tiềm ẩn trong dự thảo chính sách trước khi trình lên Chính phủ. Nhờ cách tiếp cận quyết liệt và đầu tư bài bản, UAE tiết kiệm hàng trăm triệu USD mỗi năm từ việc cắt giảm giấy, quy trình thủ công, nhân lực hỗ trợ và chi phí vận hành. Đồng thời, mô hình Paperless Strategy đã tạo nền tảng cho Chính phủ 4.0 với mức độ tự động hóa cao, quy trình ra quyết định nhanh và minh bạch hơn.

So sánh mô hình Việt Nam – Hàn Quốc – UAE

So với các quốc gia tiên phong như Hàn Quốc và UAE, Việt Nam đang ở trong giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ nhưng chưa đạt trạng thái “không giấy tờ hoàn toàn”. Hàn Quốc có nền tảng hạ tầng số rất vững mạnh, hệ thống luật pháp ổn định và kinh nghiệm triển khai kéo dài hơn hai thập kỷ. UAE có lợi thế về quyết tâm chính trị cao, nguồn lực tài chính dồi dào và quy trình ra quyết định nhanh, qua đó có thể tiến hành các dự án toàn quốc trong thời gian rất ngắn. Nhờ đó, cả hai quốc gia đều tạo ra mô hình đồng bộ, bắt buộc, không song song với quy trình giấy.

Trong khi đó, Việt Nam đang từng bước kế thừa kinh nghiệm của các quốc gia đi trước và triển khai nhiều sáng kiến như Trục liên thông văn bản quốc gia, hệ thống quản lý văn bản và điều hành thống nhất, đẩy mạnh họp không giấy từ Trung ương đến địa phương, chuẩn hóa quy định về chữ ký số và lưu trữ điện tử. Điểm mạnh của Việt Nam là khả năng triển khai trên phạm vi toàn quốc và hệ thống pháp lý đang được hoàn thiện liên tục, tạo hành lang pháp lý cho việc chuyển đổi từ giấy sang điện tử.

Tuy nhiên, Việt Nam vẫn đối mặt một số thách thức đáng kể: hạ tầng số chưa đồng bộ, năng lực số của cán bộ không đồng đều, quy trình nghiệp vụ còn phụ thuộc văn bản giấy, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ ngành chưa mạnh, và thói quen làm việc cũ vẫn chi phối đáng kể. Vì vậy, dù đã đạt nhiều bước tiến quan trọng, Việt Nam vẫn cần một chiến lược dài hạn, quyết liệt và đồng bộ hơn nếu muốn đạt mức độ tương đương với Hàn Quốc và UAE.

Những thách thức khi xây dựng Chính phủ không giấy tờ tại Việt Nam

Việt Nam đối mặt với ba nhóm thách thức lớn liên quan đến thể chế, hạ tầng và con người. Về thể chế, nhiều quy định pháp lý vẫn yêu cầu bản giấy, bản ký nháy hoặc xác nhận thủ công, khiến cơ quan nhà nước phải duy trì quy trình kép và không thể chuyển sang xử lý số hoàn toàn. Việc quy định giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử, quy trình lưu trữ số và phạm vi sử dụng chữ ký số cũng cần hoàn thiện để đáp ứng hoạt động thực tế.

Về hạ tầng, mạng truyền số liệu chuyên dùng, máy chủ, hệ thống lưu trữ, nền tảng đám mây và cơ chế an toàn thông tin phân lớp chưa đồng bộ, khiến việc vận hành hệ thống 24/7 còn gặp nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan chưa có hệ thống dự phòng hoặc chưa có khả năng khôi phục sau thảm họa, gây rủi ro cho việc số hóa hoàn toàn hồ sơ công vụ.

Về con người, kỹ năng số của cán bộ còn chênh lệch lớn giữa các bộ ngành và địa phương. Nhiều người vẫn duy trì thói quen xử lý giấy tờ thủ công, ngại chuyển đổi vì sợ sai, sợ trách nhiệm, hoặc chưa tin tưởng vào giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Thêm vào đó, việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan còn hạn chế, dẫn đến quy trình xử lý không thể tự động hóa hoàn toàn, làm giảm hiệu quả và tăng thời gian xử lý.

Nếu không sớm giải quyết những thách thức này, tiến trình xây dựng Chính phủ không giấy tờ tại Việt Nam sẽ khó đạt hiệu quả tối ưu và có thể kéo dài thời gian triển khai.

Điều kiện để Việt Nam tiến tới quản trị thông minh

Để tiến tới mô hình Chính phủ không giấy tờ thực chất và xa hơn là quản trị thông minh, Việt Nam cần đáp ứng bốn điều kiện cốt lõi. Thứ nhất, hoàn thiện thể chế đối với văn bản điện tử, chữ ký số, lưu trữ điện tử và định danh – xác thực, bảo đảm văn bản điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương bản giấy trong mọi giao dịch hành chính. Thứ hai, xây dựng hạ tầng số đồng bộ, bao gồm đám mây Chính phủ, trục tích hợp và chia sẻ dữ liệu toàn quốc, trung tâm dữ liệu dùng chung, hạ tầng an toàn thông tin phân lớp và hệ thống giám sát tập trung. Thứ ba, nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ, chuyển đổi từ tư duy "giữ quy trình giấy" sang "thiết kế quy trình số", bảo đảm mỗi cán bộ có khả năng sử dụng các nền tảng số trong công việc hàng ngày. Thứ tư, thúc đẩy chia sẻ dữ liệu liên thông giữa các bộ ngành, tạo điều kiện cho phân tích dữ liệu lớn, dự báo xu hướng và ra quyết định theo thời gian thực, nền tảng cho quản trị thông minh.

Khi bốn điều kiện này được triển khai đồng bộ, Việt Nam có thể hình thành hệ sinh thái quản trị dựa trên dữ liệu, nơi các quyết định của Chính phủ được hỗ trợ bởi công nghệ phân tích nâng cao và trí tuệ nhân tạo, giúp tăng tốc độ xử lý, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Tác động của Chính phủ không giấy tờ đối với hoạt động quản trị, kinh tế và xã hội

Sự chuyển đổi từ mô hình giấy truyền thống sang điều hành điện tử tạo ra những tác động đa chiều đối với quản trị nhà nước, môi trường kinh doanh và chất lượng phục vụ người dân. Về quản trị, Chính phủ không giấy tờ giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm thủ tục trung gian và nâng cao trách nhiệm giải trình. Dữ liệu quản trị được tạo ra một cách liên tục và nhất quán, cho phép cơ quan quản lý cấp cao giám sát tiến độ theo thời gian thực, phát hiện tắc nghẽn và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Đối với doanh nghiệp, mô hình này góp phần giảm chi phí giao dịch, giảm thời gian chờ xử lý văn bản và tạo ra môi trường minh bạch, dễ dự đoán hơn. Một Chính phủ vận hành hiệu quả sẽ kích thích đầu tư, tăng năng suất lao động toàn xã hội và góp phần cải thiện năng lực cạnh tranh quốc gia. Trên phương diện xã hội, Chính phủ không giấy tờ thúc đẩy việc tiếp cận thông tin, củng cố niềm tin của người dân vào cơ quan công quyền và góp phần phổ biến văn hóa số đến cộng đồng.

Tác động dài hạn còn thể hiện ở chất lượng chính sách: khi dữ liệu được cập nhật tự động và đầy đủ, cơ quan nhà nước có thể xây dựng chính sách dựa trên bằng chứng, giảm thiểu cảm tính và tăng tính chính xác của dự báo. Đây là lợi ích cốt lõi của nền quản trị hiện đại.

Bài học từ Hàn Quốc và UAE cho Việt Nam

Ba bài học lớn được rút ra từ kinh nghiệm quốc tế. Thứ nhất là sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo cấp cao. Cả Hàn Quốc và UAE đều coi chuyển đổi số là nhiệm vụ quốc gia, không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật, và huy động sự đồng hành của toàn bộ bộ máy hành chính. Thứ hai, chuẩn hóa quy trình và dữ liệu trước khi số hóa là điều kiện tiên quyết; nếu không, việc số hóa chỉ dừng ở mức đưa quy trình giấy vào máy tính, không tạo ra hiệu quả thực chất. Thứ ba, triển khai đồng bộ và tránh hệ thống manh mún. Hàn Quốc thành công nhờ áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu quốc gia và cơ chế bắt buộc sử dụng e-Cabinet. UAE thành công nhờ quy định zero-paper trên toàn quốc và tích hợp AI vào quá trình ra quyết định.

Việt Nam có thể học hỏi tính quyết liệt, sự đồng bộ và cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để xây dựng mô hình phù hợp với điều kiện của mình. Việc kết hợp tư duy quản trị hiện đại và kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp Việt Nam rút ngắn khoảng cách và tăng tốc trong tiến trình xây dựng Chính phủ không giấy tờ.

Kết luận

Chính phủ không giấy tờ không chỉ là xu hướng công nghệ mà còn là trụ cột quan trọng trong chiến lược phát triển Chính phủ số, hướng tới quản trị thông minh trong tương lai. Việt Nam đã bước đầu thành công với mô hình họp không giấy, xử lý văn bản điện tử và liên thông dữ liệu quốc gia, tạo nền tảng quan trọng cho tiến trình tiếp theo. Tuy nhiên, để đạt được mức độ tiên tiến như Hàn Quốc hay UAE, Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện thể chế, đầu tư hạ tầng, nâng cao năng lực cán bộ và tái cấu trúc quy trình theo hướng số hóa thực chất, không duy trì quy trình giấy song song.

Khi các yếu tố về pháp lý, công nghệ, dữ liệu và con người được triển khai đồng bộ, Việt Nam sẽ có đủ điều kiện hình thành một hệ sinh thái quản trị hiện đại, minh bạch, hiệu quả và dựa trên dữ liệu, góp phần trực tiếp vào mục tiêu phát triển Chính phủ số trong giai đoạn mới và nâng cao chất lượng phục vụ người dân – doanh nghiệp.

Hết phần II

Trần Thị Duyên

Tài liệu tham khảo

https://www.eria.org/uploads/07-Chapter-6-Digital-Government-in-the-Republic-of-Korea.pdf

https://arxiv.org/abs/1105.6358?