Trong hai thập niên gần đây, chuyển đổi số trong khu vực công đã tạo ra một bước ngoặt quan trọng trong cách thức Nhà nước vận hành, cung cấp dịch vụ và tương tác với người dân. Một trong những xu hướng nổi bật trên phạm vi toàn cầu là tiến tới “Chính phủ không giấy tờ” (paperless government), nơi các quy trình hành chính, giao dịch nội bộ, trao đổi văn bản và hoạt động chỉ đạo, điều hành đều được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng số.

Khái niệm “không giấy tờ” không chỉ đơn thuần thể hiện sự cắt giảm việc sử dụng giấy trong các cuộc họp hay văn bản hành chính, mà bao hàm việc tái cấu trúc toàn diện phương thức quản trị, đảm bảo tính linh hoạt, minh bạch, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả điều hành. Việt Nam trong những năm gần đây đã nỗ lực mạnh mẽ để thúc đẩy mô hình họp không giấy, xử lý văn bản điện tử và tiến tới nền quản trị thông minh.

Tuy vậy, quá trình này vẫn đặt ra nhiều yêu cầu về thể chế, hạ tầng số, kỹ năng số, dữ liệu dùng chung và sự thay đổi tư duy của đội ngũ cán bộ. Việc nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế, đặc biệt từ các quốc gia dẫn đầu như Hàn Quốc và UAE với mô hình e-Cabinet, giúp Việt Nam có thêm căn cứ để định hình mô hình Chính phủ không giấy tờ phù hợp với bối cảnh của mình.

Khái niệm và nền tảng lý luận của Chính phủ không giấy tờ

Chính phủ không giấy tờ được hiểu là một mô hình quản trị công trong đó toàn bộ vòng đời của văn bản, hồ sơ, dòng chảy công việc và quy trình điều hành – từ khâu tạo lập, phát hành, xử lý, phê duyệt cho tới lưu trữ và khai thác – đều được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số. Đây không chỉ là việc “thay thế giấy bằng tệp điện tử”, mà là một sự chuyển đổi mang tính hệ thống nhằm tái cấu trúc hoạt động quản trị dựa trên dữ liệu, công nghệ số và chuẩn kết nối liên thông. Theo cách tiếp cận của lý thuyết chính phủ điện tử thế hệ mới (Next-Generation e-Government), mô hình Chính phủ không giấy tờ đòi hỏi một kiến trúc tổng thể gồm ba lớp nền tảng: (i) thể chế pháp lý đầy đủ và đồng bộ cho văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và giao dịch số; (ii) hạ tầng kỹ thuật bảo đảm an toàn, bảo mật và tính liên tục của hoạt động quản trị; và (iii) các hệ thống thông tin có khả năng kết nối – chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực trên quy mô toàn ngành, toàn quốc.

Về phương diện pháp lý, Chính phủ không giấy tờ chỉ có thể vận hành hiệu quả khi các quy định pháp luật công nhận giá trị pháp lý độc lập của văn bản điện tử, chữ ký số và các hình thức thu thập, xử lý thông tin trong môi trường mạng. Điều này bao gồm: khung pháp lý về lưu trữ số, tiêu chuẩn an toàn thông tin cho hồ sơ điện tử; quy định về nhật ký điện tử nhằm bảo đảm khả năng truy vết; và các chuẩn dữ liệu mở để cơ quan nhà nước có thể liên thông, chia sẻ thông tin theo nguyên tắc “dữ liệu chỉ thu thập một lần”. Bên cạnh đó, mô hình này còn đòi hỏi phải ban hành các quy trình chuẩn (SOP) cho từng nghiệp vụ dưới dạng điện tử hóa hoàn toàn, tránh tình trạng “số hóa nửa vời” khi chỉ đưa mẫu văn bản giấy lên hệ thống mà không thay đổi bản chất cách thức xử lý.

Về hạ tầng kỹ thuật, một Chính phủ không giấy tờ đòi hỏi năng lực tính toán và lưu trữ đám mây, hệ thống định danh và xác thực điện tử thống nhất, nền tảng tích hợp – chia sẻ dữ liệu (LGSP, NGSP), cùng các lớp bảo mật đa tầng theo tiêu chuẩn quốc tế. An toàn thông tin đóng vai trò trọng yếu bởi nguy cơ rủi ro an ninh mạng tăng tỷ lệ thuận với mức độ số hóa. Do đó, các cơ chế như phân loại dữ liệu, mã hóa đầu cuối, giám sát an ninh mạng theo thời gian thực và ứng phó sự cố theo chuẩn NIST trở thành yêu cầu bắt buộc.

Tiến trình “họp không giấy” tại Việt Nam: Bước chuyển đầu tiên

Khoảng từ năm 2018–2019, Việt Nam bắt đầu triển khai thí điểm mô hình “họp không giấy” tại một số bộ, ngành và địa phương. Đây là thời điểm các cơ quan hành chính bắt đầu tiếp cận mô hình hội họp điện tử hiện đại, thông qua việc trang bị máy tính bảng, hệ thống phòng họp thông minh, phần mềm quản lý nội dung cuộc họp và hạ tầng trình chiếu tương tác. Toàn bộ tài liệu cuộc họp, phiếu biểu quyết, lịch họp, báo cáo và các tài liệu bổ sung vốn trước đây phải in ấn số lượng lớn được chuyển sang định dạng điện tử, cho phép phân phối nhanh chóng, cập nhật tức thời và giảm đáng kể chi phí hậu cần.

Giai đoạn thí điểm này đặt trọng tâm vào ba mục tiêu chính: tiết kiệm chi phí và thời gian chuẩn bị, minh bạch hóa thông tin trong quá trình họp, và nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Đặc biệt, lợi ích nổi bật nhất là tốc độ xử lý: thay vì phải chờ văn thư đóng tài liệu và gửi đến từng đại biểu, mọi cập nhật có thể thực hiện ngay lập tức; kết quả biểu quyết có thể thống kê tự động; và đại biểu có thể truy cập toàn bộ hồ sơ cuộc họp bất cứ lúc nào, kể cả khi công tác ở địa phương khác.

Tuy nhiên, giai đoạn đầu cũng bộc lộ nhiều hạn chế mang tính hệ thống. Các phần mềm họp điện tử của mỗi bộ, ngành còn thiếu chuẩn chung, dẫn tới không đồng nhất trong giao diện, chức năng và kết nối. Hạ tầng mạng ở nhiều cơ quan chưa đủ ổn định để bảo đảm hội họp trực tuyến chất lượng cao. Bên cạnh đó, kỹ năng sử dụng thiết bị thông minh của một bộ phận cán bộ còn hạn chế, thiếu tác phong làm việc điện tử, khiến việc chuyển đổi phải thực hiện theo cách vừa đào tạo, vừa vận hành. Thể chế pháp lý cũng chưa thực sự theo kịp, khi chưa có khung quy định đầy đủ về giá trị pháp lý của tài liệu điện tử trong toàn bộ quy trình họp.

Nhìn chung, mô hình họp không giấy đã đóng vai trò như “bước đệm nhận thức và kỹ năng”, tạo nền móng quan trọng cho giai đoạn phát triển Chính phủ không giấy tờ sau này. Đây là bước chuyển thay đổi từ thói quen phụ thuộc văn bản giấy sang môi trường điều hành số, góp phần hình thành văn hóa số trong khu vực công và tạo điều kiện cho việc triển khai những hệ thống quản trị tiên tiến như e-Cabinet, dashboard điều hành hay nền tảng quản lý công việc tích hợp.

Chuyển từ văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử tại bộ/ngành

Sau thành công bước đầu của mô hình họp không giấy, Chính phủ Việt Nam đẩy mạnh quyết liệt việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Đây là giai đoạn chuyển đổi trọng tâm, đánh dấu việc chuyển dịch từ “số hóa tài liệu” sang “số hóa toàn bộ quy trình quản lý công vụ”. Mọi nghiệp vụ như tiếp nhận văn bản đến, soạn thảo và phát hành văn bản đi, phê duyệt hồ sơ, luân chuyển nhiệm vụ hay theo dõi tiến độ đều được thực hiện trên môi trường mạng, hạn chế tối đa thao tác giấy tờ.

Một trong những cải cách mang tính đột phá là yêu cầu 100% văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước phải được gửi, nhận và xử lý hoàn toàn dưới dạng điện tử, trừ văn bản mật. Đây không chỉ là quy định kỹ thuật, mà là bước định hình hệ sinh thái dữ liệu công vụ dùng chung ngay trong hoạt động thường xuyên của bộ máy hành chính. Nhờ đó, dữ liệu văn bản được lưu trữ tập trung, chuẩn hóa, tạo cơ sở cho việc phân tích dữ liệu, lập báo cáo tự động, theo dõi tiến độ thực thi công vụ và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên bằng chứng.

Đặc biệt, các hệ thống quản lý văn bản của bộ, ngành đã được tích hợp chữ ký số và liên thông trực tiếp với Trục liên thông văn bản quốc gia, giúp bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và truy vết mọi giao dịch điện tử. Không chỉ rút ngắn thời gian xử lý, liên thông văn bản điện tử còn làm tăng tính minh bạch và giảm tối đa sai sót trong quá trình truyền đạt thông tin.

Tuy vậy, mức độ thuần thục trong triển khai vẫn còn không đồng đều giữa các bộ, ngành. Một số quy trình nội bộ vẫn mang tính “nửa số hóa”, tức là thao tác được thực hiện qua máy tính nhưng tư duy và luồng xử lý vẫn giữ nguyên mô hình giấy truyền thống, dẫn đến chưa giải phóng được năng suất lao động. Một số đơn vị vẫn duy trì thói quen in văn bản điện tử ra giấy để lưu hoặc ký nháy, gây lãng phí và đi ngược mục tiêu chuyển đổi số.

Để tiến tới quản trị không giấy tờ thực chất, yêu cầu đặt ra là phải tái cấu trúc quy trình, cắt bỏ các khâu trung gian không cần thiết và phân quyền mạnh hơn cho cán bộ xử lý trực tuyến, đặc biệt trong các khâu phê duyệt nhiều tầng nấc. Đây là điều kiện quan trọng để chuyển từ "ứng dụng công nghệ" sang "vận hành theo tư duy số".

Số hóa quy trình tại cấp tỉnh và cấp xã/phường

Cấp tỉnh và cấp xã/phường giữ vai trò trực tiếp thực thi nhiệm vụ hành chính, do đó mức độ số hóa tại cấp này phản ánh rõ nét nhất mức độ trưởng thành của quản trị không giấy tờ. Trong những năm gần đây, nhiều địa phương đã áp dụng mô hình quản lý văn bản và điều hành thống nhất từ cấp tỉnh đến từng xã/phường, bảo đảm mọi chỉ đạo, báo cáo và hồ sơ công vụ được luân chuyển hoàn toàn trên nền tảng điện tử.

Mô hình này đã tạo ra những thay đổi sâu rộng trong phương thức điều hành. Việc áp dụng cơ chế “chỉ đạo nhanh” giúp văn bản của lãnh đạo tỉnh được phân phối tự động đến từng phòng/ban chỉ trong vài giây, thay vì phải chờ văn thư in ấn và chuyển phát. Ở cấp xã/phường – nơi vốn chịu nhiều áp lực hồ sơ giấy, lưu trữ thủ công và khối lượng công việc lớn – việc chuyển sang xử lý trên môi trường số giúp giảm mạnh thời gian tìm kiếm hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu và tăng tính minh bạch trong theo dõi chỉ đạo.

Tuy nhiên, thách thức trong triển khai cũng thể hiện rõ hơn tại cấp cơ sở. Cán bộ cấp xã thường chịu áp lực công việc đa nhiệm, trong khi năng lực sử dụng hệ thống điện tử và thiết bị số còn hạn chế, dẫn đến khó khăn trong thao tác và dễ xảy ra sai sót. Hạ tầng kỹ thuật ở nhiều vùng nông thôn, miền núi còn thiếu ổn định; thiết bị cũ hoặc không đồng bộ dẫn đến hệ thống hoạt động chậm, gián đoạn. Ngoài ra, việc thiếu nhân lực kỹ thuật tại chỗ gây khó khăn trong bảo trì và hỗ trợ vận hành.

Do đó, để số hóa quy trình tại địa phương đạt hiệu quả thực chất, cần thực hiện đồng thời ba giải pháp: nâng cấp hạ tầng; tiêu chuẩn hóa hệ thống; và tăng cường đào tạo, hướng dẫn chuyên sâu cho cán bộ. Khi ba yếu tố này được bảo đảm, hoạt động điều hành tại địa phương sẽ tiệm cận mô hình quản trị số hiện đại, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý.

Tái cấu trúc quy trình và dữ liệu – nền tảng của quản trị không giấy tờ

Một Chính phủ không giấy tờ chỉ thực sự vận hành hiệu quả khi quá trình số hóa được thực hiện dựa trên tư duy tái cấu trúc quy trình và quản trị dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ chuyển đổi hình thức tài liệu. Điều này đòi hỏi cơ quan nhà nước phải rà soát toàn bộ luồng công việc, chuẩn hóa các quy trình tác nghiệp và cắt bỏ những khâu trung gian không còn phù hợp với mô hình quản trị số.

Quy trình xử lý văn bản phải được thiết kế lại theo hướng tự động hóa tối đa, phân luồng công việc theo cơ chế thông minh và cảnh báo trễ hạn theo thời gian thực. Thay vì phải chờ ký nháy hoặc xin ý kiến qua nhiều tầng nấc, các hệ thống có thể tự động đề xuất người xử lý, theo dõi trách nhiệm, gợi ý hạn xử lý và đồng bộ trạng thái hồ sơ trong toàn mạng lưới cơ quan nhà nước.

Dữ liệu chính phủ đóng vai trò hạt nhân trong mô hình này. Dữ liệu văn bản, tiến độ nhiệm vụ, lịch sử xử lý hồ sơ và dữ liệu tác nghiệp cần được tích hợp thành một hệ thống liên thông theo kiến trúc dữ liệu tổng thể. Chỉ khi dữ liệu được kết nối đồng bộ, Chính phủ mới có thể vận hành các công cụ phân tích nâng cao như dashboard điều hành theo thời gian thực, mô hình dự báo và đánh giá triển khai nhiệm vụ bằng thuật toán.

So với mô hình hành chính truyền thống, quản trị không giấy tờ rút ngắn mạnh mẽ thời gian xử lý công việc, giảm chi phí vận hành (in ấn, lưu trữ, nhân lực), đồng thời nâng cao khả năng giám sát và minh bạch hóa trách nhiệm. Đây chính là nền tảng để phát triển Chính phủ số – nơi mọi hệ thống thông tin có thể tự động trao đổi dữ liệu, giám sát tiến độ, phân tích tình huống và tạo giá trị mới thông qua khai thác dữ liệu.

Vai trò của công nghệ: Chữ ký số, điện toán đám mây, AI và RPA

Công nghệ là nền tảng kỹ thuật quyết định mức độ thành công của Chính phủ không giấy tờ. Chữ ký số là yếu tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử. Khi kết hợp với hệ thống xác thực định danh và lưu trữ số, chữ ký số cho phép lãnh đạo và cán bộ phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi. Điện toán đám mây giúp tối ưu chi phí đầu tư hạ tầng, tăng tính sẵn sàng và khả năng mở rộng của hệ thống quản lý văn bản quốc gia. Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ phân loại văn bản, gợi ý luồng xử lý dựa trên ngữ cảnh, phát hiện bất thường và tự động tạo báo cáo. RPA có thể thay thế các thao tác lặp lại như nhập dữ liệu, chuyển hồ sơ, xác nhận thông tin và đồng bộ dữ liệu liên thông.

Khi các công nghệ này được tích hợp, mô hình quản trị trở nên linh hoạt hơn và giảm phụ thuộc vào con người trong các thao tác thủ công. Điều này tạo nền tảng cho mô hình chỉ đạo – điều hành thông minh (intelligent governance), nơi lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin theo thời gian thực và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Hết phần I

Trần Thị Duyên